Kompetencje miękkie analityka biznesowego

Gdzie refleksyjny analityk szuka inspiracji do rozwoju (i rozważań)?

Źródeł inspiracji jest wiele: czasem jest to dyskusja o problemach w projekcie zainicjowana przez kolegów z zespołu, innym razem są to sytuacje, w których klient zgłasza uwagi do pracy analityka – niezależnie od tego, czy to krytyka, czy pochwała. Zbieram na bieżąco informacje zwrotne od interesariuszy zaangażowanych w nasze projekty – dotyczące zarówno mojej pracy, jak i pozostałych członków zespołu.

Praca analityka – niemożliwe robimy od ręki, na cuda trzeba poczekać

Analizą biznesową zajmuję się od dawna, mam na koncie wiele różnorodnych doświadczeń projektowych i przemyśleń, które z nich wynikają. Wdrażałam skutecznie rozwiązania, które były “niewdrażalne” – jak usłyszałam po zakończeniu pracy. Co ciekawe, gdy zaczynałam, nikt nie uprzedzał, że poprzednie próby się nie powiodły. Rozwijałam systemy ważne dla użytkowników, bo niezbędne w ich codziennej pracy, ale niewygodne w użyciu. W takich projektach moją rolą było wspieranie biznesu w zidentyfikowaniu bolączek, a następnie skuteczne wdrożenie zmian. Współpracowałam zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy.
Wszystkie moje dotychczasowe sukcesy projektowe mają jeden wspólny mianownik – empatię i otwartą komunikację. W tej właśnie kolejności i w nierozłącznym, moim zdaniem, zestawie.

Czy analityk musi być empatyczny?

Empatia pozwala mi wejść w buty klienta. I to nie jednego interesariusza, ale dowolnej osoby, która jest w jakikolwiek sposób zaangażowana w projekt. Empatia podpowiada mi, kogo w organizacji dotyczy zmiana. Nawet jeśli wydaje się ona niewielka, może być tak naprawdę kluczowa dla powodzenia całego przedsięwzięcia. To empatia pomaga mi zrozumieć zależności między osobami w organizacji i zidentyfikować sojuszników udanego wdrożenia. Umiejętność poznania czyjegoś punktu widzenia, współodczuwania jego problemów i obaw, wpływa znacząco na przebieg i efekt końcowy każdego projektu. To właśnie głębszy wgląd umożliwia właściwe priorytetyzowanie wymagań.

Otwarta komunikacja jest ważna na każdym etapie inicjatywy IT. Od pierwszych spotkań, na których powstają idea i cel projektu, poprzez zbieranie szczegółowych wymagań, aż po okres wzmożonego wsparcia po przejściu w etap operacji. O kluczowej roli analityka biznesowego w komunikacji w projekcie nie muszę chyba nikogo przekonywać. Przeczytacie o tym również tutaj: “Budowanie relacji z klientem a CRM”.

Empatia i komunikacja – zawsze w parze

Dlaczego uważam empatię i komunikację za zestaw komplementarny i nierozłączny?

Jednym z mierników sukcesu projektu, obok korzyści finansowych czy zgodnej z terminem realizacji, jest efekt wprowadzonych zmian. Jak zostały przyjęte? Idealnie, jeśli są rzeczywiście zaadaptowane przez organizację, pracownicy na co dzień używają nowego rozwiązania i przynosi to wymierne korzyści biznesowe. Wtedy też osoby zaangażowane w procesy, które zostały zoptymalizowane, dość szybko dochodzą do podobnego wniosku – szybko same się dziwią, jak mogły pracować wcześniej bez otrzymanych udogodnień. Tylko jak osiągnąć taki efekt? Czy da się coś zrobić, aby uzyskać wysoką adaptację nowego rozwiązania?

Analityk biznesowy – ten, który czyta w myślach

Moim zdaniem kluczem do sukcesu jest komunikacja. I nie chodzi tylko o właściwe zdefiniowanie potrzeb i rozwiązań, przejrzystą i zrozumiałą dokumentację, czytelne materiały szkoleniowe czy też świetne prezentacje. Chodzi o dostosowanie komunikacji w projekcie do odbiorcy: jego sytuacji, roli w projekcie i organizacji, zadań, potrzeb i oczekiwań. A już idealnie – do preferowanego przez niego sposobu przyswajania informacji.

To stawia przed analitykiem naprawdę wysokie wymagania w zakresie umiejętności miękkich. Nie wystarczy umieć jasno i klarownie zapisać, zobrazować czy ustnie wyjaśnić problem. Trzeba jeszcze mieć świadomość własnego ulubionego stylu komunikacji i umiejętność rozpoznania stylu, którym posługują się uczestnicy projektu, a tak naprawdę – każdy z nich z osobna. To pozwala elastycznie dopasować przekaz do poszczególnych odbiorców. Jeśli wykorzystamy empatię podczas spotkań na żywo lub interakcji on-line, będziemy mogli na bieżąco korygować sposób wypowiedzi i treść komunikatów.

Komunikacja, empatia, proaktywność, a dopiero na końcu technikalia

Gdy szukam szkoleń dla analityków biznesowych, znajduję zwykle oferty czysto techniczne: UML (Unified Modeling Language), BPMN (Business Process Model and Notation), standardy w analizie biznesowej, z certyfikacją lub bez. Kompetencje miękkie są niedocenione, pominięte. Tymczasem, jeśli zapytamy interesariuszy projektu, jakie są ich najważniejsze oczekiwania wobec analityka biznesowego, okazuje się, że:

• po pierwsze – doskonała komunikacja;
• po drugie – zrozumienie potrzeb (empatia);
• po trzecie – proaktywność.

Dopełnieniem tych trzech pożądanych cech jest wiedza techniczna i merytoryczna.

Powoduje to pewnego rodzaju dysonans poznawczy: Dlaczego tak trudno analitykowi rozwijać umiejętności miękkie, skoro są pożądane przez klientów? A może jednak empatia i komunikacja nie są kluczowe?

Upieram się, że są ważnym wyróżnikiem warsztatu/wizerunku analityka biznesowego, zwłaszcza seniora. Dlaczego i w jaki sposób empatia oraz komunikacja wpływają na sukcesy analityka biznesowego w projektach IT – to temat na osobny wpis. Pokażę to na konkretnych przykładach inicjatyw, które zakończyły się sukcesem.

Nasi analitycy biznesowi to eksperci – zobacz, jak mogą Ci pomóc.