Analiza biznesowa w projekcie IT – jak pracuje analityk?

Praca z klientem

W projekcie IT  (o czym pisałam w artykule Analiza biznesowa – z kim pracuje analityk?) uczestniczą dwie strony: klient, czyli biznes oraz zespół projektowy. Strona biznesu to sponsorzy i interesariusze, a w skład zespołu projektowego (oprócz analityka) wchodzą architekt, programiści, testerzy i kierownik.

Miejsce analityka w takim przedsięwzięciu jest specyficzne – jest częścią zespołu, ale reprezentuje stronę klienta, na dodatek pracuje ze wszystkimi uczestnikami. Jak w praktyce pogodzić te, na pierwszy rzut oka, sprzeczne interesy? Prześledźmy.

Na starcie projektu analityk kontaktuje się przede wszystkim z interesariuszami oraz sponsorami, czyli ze stroną biznesową – tą, która inicjuje projekt i której najbardziej zależy na jego powodzeniu. Dzięki temu ma szansę pracować z bardzo zdeterminowanymi osobami, zainteresowanymi regularną, skuteczną komunikacją.

W pierwszej kolejności analityka pomaga określić lub doprecyzować cele biznesowe oraz ich mierniki. Może również pomóc w przygotowaniu uzasadnienia biznesowego projektu i planu biznesowego. Następnie identyfikuje i analizuje wymagania, po czym potwierdza je z osobami decyzyjnymi.

Już na tym etapie widać, że najważniejszą grupą dla analityka biznesowego są interesariusze,  jako beneficjenci przygotowywanego rozwiązania. To od nich pozyskuje wymagania i im systematycznie prezentuje efekty pracy nad projektem. Jest dla nich ważnym partnerem biznesowym. Podczas wspólnych rozmów, poznawania specyfiki ich pracy, określania ich potrzeb i dokumentowania powyższych staje się ich największym sprzymierzeńcem.

Kiedy analityk bada aktualny przebieg procesów u klienta, rozpoznaje obszary wymagające optymalizacji oraz wskazuje nieefektywne elementy tych procesów, na przykład zbędne zadania czy nadmiarowe decyzje. Proponuje pojedyncze funkcjonalności, które zwiększą wydajność pracy. Analityk dba również, żeby zgłaszane przez interesariuszy wymagania prowadziły do usprawnienia pracy i wspierały osiągnięcie celów biznesowych, a nie utrwalały dotychczasowe procesy, procedury i praktyki. Więcej na temat optymalizacji opowiemy w kolejnym artykule.

Efektem opisanej pracy z klientem jest dokumentacja analityczna – wysokiej jakości specyfikacja wymagań oraz diagramy i mapy procesów biznesowych. Dzięki swoim kwalifikacjom, analityk jest w stanie sprawnie zdefiniować zakres projektu w jasnej strukturze i formie, przystępnej dla biznesu oraz zgodnej ze standardami, które zna zespół IT.

Konsultacje z zespołem projektowym

W trakcie dokumentowania wymagań i procesów analityk potwierdza je z klientem i konsultuje z architektami i deweloperami, mając cały czas na uwadze, aby rozwiązania były zgodne z potrzebami przyszłych użytkowników oraz celami biznesowymi projektu.

Zbiera również od zespołu projektowego propozycje funkcjonalności nieuwzględnionych w zakresie projektu i negocjuje taką ich realizację, aby zmieściły się w budżecie. Jeśli jest to niemożliwe, stara się przekonać sponsora, by zwiększyć zakres projektu i dba, aby dodane później funkcjonalności zostały spisane i uwzględnione w roadmapie rozwoju systemu.

Analityk wspiera także testerów – uczestniczy w określaniu zakresu testów i podejściu do nich, przegląda scenariusze testowe pod kątem kompletności i zgodności ze specyfikacją wymagań. Pomaga w przeprowadzeniu interesariuszy przez testy UAT.

Zdarza się, że zespół projektowy zgłasza pytania dotyczące wymagań czy sposobu ich realizacji. W takiej sytuacji analityk wraca do biznesu, aby wyjaśnić wątpliwości, po czym przekazuje odpowiedzi zespołowi. W pracy analityka bycie swego rodzaju łącznikiem to codzienność – gdy sobie to uświadomimy, łatwiej jest zrozumieć, co oznacza bycie w centrum projektu, na każdym jego etapie. Jasno widać też, dlaczego tak często efekty pracy analityka określa się jako pomost między biznesem a IT.

W tym miejscu trzeba podkreślić, że gdy projekt jest realizowany zgodnie z metodyką Agile, praca z klientem i konsultacje z zespołem projektowym przeplatają się. W tradycyjnym podejściu Waterfall – następują po sobie.

Jakie korzyści płyną z pracy analityka?

Mimo wymiernych korzyści z pracy analityka nie zawsze jego włączenie w prace nad projektem jest traktowane jako oczywiste. Ujmę to tak – zatrudnienie analityka nie jest konieczne, ale trudno oczekiwać, że projekt prowadzony bez jego udziału będzie realizowany sprawnie i zakończy się sukcesem, o ile w ogóle to nastąpi.

A jakie są te wymierne korzyści? Z punktu widzenia biznesu, to przede wszystkim dbałość o cele biznesowe projektu – o to, aby były one w centrum zgłaszanych wymagań i aby zostały osiągnięte. Analityk nie tylko wspiera osiągnięcie celów biznesowych, ale również je komunikuje i wyjaśnia. Nie ma przesady w stwierdzeniu, że jest promotorem projektu i jego wizji wśród interesariuszy oraz członków zespołu projektowego.

Co zyskuje zespół projektowy? Zaangażowanie analityka zwiększa jakość pracy całego zespołu. Przede wszystkim jego członkowie mogą koncentrować się na swoich zadaniach i technicznej stronie projektu. Analityk w sposób jasny i zwięzły wyjaśnia im jego założenia i dostarcza odpowiedzi na wszelkie pytania związane z realizowanymi zadaniami. Wspomaga także weryfikację zgodności dostarczonego rozwiązania z wymaganiami biznesowymi i celami projektu.

Warto też zwrócić uwagę, że zaangażowanie analityka nie ogranicza się tylko do ściśle merytorycznych konsultacji, będących typowym elementem pracy w projekcie. Analityk jest często osobą kontaktową pomiędzy zespołem a klientem. Co więcej, buduje relacje: w zespole projektowym, pomiędzy interesariuszami, wewnątrz IT oraz między klientem a IT. Jego dobre relacje ze stronami przedsięwzięcia ułatwiają nie tylko zarządzanie projektem, ale także codzienną pracę.

Aby efektywnie wykonywać swoją pracę analityk ma wiele narzędzi, które pomagają mu w komunikacji z biznesem i zespołem. O jednej z takich technik pisaliśmy w artykule „Aktywne słuchanie – techniki dla analityków biznesowych„.