Dashboardy w Salesforce – jak wykorzystać ich potencjał?

Spójrz na swój biznes holistycznie

Dashboard jest holistycznym ujęciem danego wycinka biznesu, czymś więcej niż raportem, który często prezentowany jest w formie tabeli. Najprościej mówiąc, to okno. Jego przydatność zależy od tego, co i w jaki sposób zostanie w nim zaprezentowane a konkretnie – jakie raporty. Dashboard to zestawienie wybranych raportów, które w danym momencie użytkownik widzi na ekranie. Pozwala w prosty sposób porównywać różne dane na jednym ekranie.

Obraz – Marketing dashboard. 

Tworzenie dashboardów to w pewnym sensie układanie z klocków. Z jakich klocków (czyli raportów) konkretna układanka zostanie zbudowana – to już decyzja użytkownika. W widoku okna może znaleźć się ich aż 12.

Jak to wygląda w praktyce? W polu “Edytuj dashboard” można zmienić jego nazwę, wielkość widoku okna i dodawać lub usuwać poszczególne elementy. Po wybraniu opcji “Dodaj komponent” wyświetlana jest lista dostępnych w systemie raportów, spośród których użytkownik może wybrać te, które dołączy do widoku swojego okna. Może ponadto zdecydować, w jakiej formie graficznej dane będą prezentowane (wykresy słupkowe, kolorowe, tabele, osi czasu, zegary itp.).

Pomocna jest także funkcja globalnego filtrowania. W przypadku dashboardu uwzględniającego cały team sprzedaży, dzięki użyciu tego filtra można np. zawęzić widok do wybranego handlowca, aby zobaczyć dane dotyczące tylko jego.

Zdecyduj, co chcesz analizować

Jest to więc narzędzie atrakcyjne wizualnie i z technicznego punktu widzenia – proste w obsłudze, zdecydowanie przeznaczone dla biznesu. O tym, czy spełni swoją rolę, decyduje jednak przede wszystkim jego zawartość. Budowanie raportów w Salesforce to jak tabele przestawne w Excelu. Aby zbudować raport, a z nich dashboard, trzeba rozumieć zależności między danymi (pokaż mi A, jeżeli B=C). Nadal jednak nie wymagana jest wiedza techniczna.

Warto również na początek odpowiedzieć sobie na kilka pytań.

• Jakie wskaźniki chcę analizować?
• W jakim celu, do czego jest mi to potrzebne?
• Które z nich faktycznie chcę mieć w zasięgu wzroku, czyli na dashboardzie?
• Jak ważny jest dla mnie szybki dostęp do konkretnych danych – czy są mi potrzebne w podejmowaniu bieżących decyzji biznesowych?

Posłużmy się przykładem. Jednym z typowych KPI mierzonych w sprzedaży jest efektywność handlowców, czyli rozliczanie ich z czasu pracy. To ważny wskaźnik, ale jego znaczenie będzie różne w zależności od rodzaju biznesu. Dla firmy pracującej projektowo – takiej jak Craftware – nie jest to wskaźnik kluczowy. Aktywność handlowców (na przykład liczba przeprowadzonych rozmów telefonicznych z klientami) nie przekłada się tu w bezpośredni i wyraźny sposób na sprzedaż, bo wdrożenia Salesforce – z punktu widzenia sprzedaży – to zazwyczaj długotrwałe i wielowątkowe procesy.

Nie znaczy to, że manager sprzedaży w firmie o podobnym do Craftware profilu całkowicie zrezygnuje ze śledzenia tego konkretnego KPI. Raczej tylko nie umieści obrazującego go raportu na dashboardzie, bo nie jest on decydujący. Sprawdzi te dane w systemie, gdy zajdzie taka potrzeba, np. gdy pojawią się wątpliwości co do konkretnego handlowca i jego proaktywnego podejścia do klientów.

W tym przypadku dla managera sprzedaży bardziej istotne będą takie KPI, jak wartość potencjalnego projektu czy marża na projekcie. Umieszczenie tych raportów na dashboardzie może okazać się pomocne w podejmowaniu bieżących decyzji. Tego typu dane pozwalają także mierzyć wartość klienta (wartość projektu a koszty), więc skorzystają z nich również działy Delivery, Product Managerów, oraz CFO czy CEO.

Obraz –  Sales dashboard. 

Pracuj w czasie rzeczywistym

Salesforce umożliwia pracę z danymi w czasie rzeczywistym – to również dzięki temu dashboardy są tak cennym narzędziem analitycznym. Każda nowa informacja wprowadzona do systemu czy aktualizacja danych jest od razu widoczna na dashboardzie. Trzeba jednak zaznaczyć, że dotyczy to sytuacji, w których dane pochodzą bezpośrednio z bazy Salesforce. Jeśli są one przesyłane do Salesforce z innego systemu (na przykład wartości finansowe z systemu księgowo-finansowego czy ERP), w różnym interwalach, wówczas dane na dashboardzie prezentowane są zgodnie ze zbudowaną z systemem zewnętrznym integracją.

Znajdź dashboard dla siebie albo zaprojektuj go samodzielnie

Nie ma jednej gotowej recepty na idealny dashboard. Sprawdzonym źródłem wiedzy o tym narzędziu jest MyTrailhead – zbiór samouczków Salesforce – innowacyjny i interaktywny e-learning. Pomaga on zarówno początkującym użytkownikom, którzy budują swoje pierwsze dashboardy, jak i tym zaawansowanym, którzy chcą je jeszcze lepiej wykorzystywać i dzięki temu usprawnić codzienną pracę z dużą liczbą danych.

Z kolei na portalu AppExchange dostępne są aplikacje związane z tą tematyką, również w postaci szablonów dashboardów. Nie są to narzędzia uniwersalne – ale gdy będą wykorzystywane w branży czy modelu biznesu podobnym do tego, dla którego zostały zaprojektowane, mogą okazać się pomocne.

Platforma Salesforce w ramach rozwiązań out-of-the-box oferuje również zestaw gotowych raportów i dashboardów. W adresowanym do działów sprzedaży rozwiązaniu Sales Cloud dostępne są trzy główne szablony: pulpit dla handlowca, managera i dyrektora sprzedaży – przedstawiamy je we wpisie Dashboardy w Salesforce – jak wykorzystać ich potencjał? cz.2. Pokazujemy także przykłady naszych autorskich dashboardów.

Obraz – Sales Executive dashboard.

Opracowanie redakcyjne
edytor: Anna Sawicka
korekta: Aleksandra Pasek