W jaki sposób budować centrum kompetencji dla RPA?

Center of Excellence – jak wspiera automatyzację?

Dziś chcę zająć się tematem budowy centrum kompetencji dla RPA (powszechnie używane nazwy angielskie to Center of Excellence – CoE, Center of Competence – CoC). Jego utworzenie to istotny element wsparcia procesu automatyzacji – zwłaszcza jeśli boty mają zostać z nami na dłużej. Jakie będą relacje CoE do innych jednostek w organizacji i główne obszary, nad którymi powinno sprawować nadzór?

Z perspektywy zakresu usług świadczonych przez CoE możemy wyróżnić trzy modele działania.

• Center of Excellence – model scentralizowany.

W tym modelu jednostki biznesowe przedstawiają swoje potrzeby automatyzacyjne, a CoE realizuje resztę prac. Są to: nadzór nad standardami, zarządzanie zasobami i priorytetyzacja prac, zarządzanie wdrożeniami, wsparcie produkcyjne itp.

Model ten pozwala na sprawne zarządzanie inicjatywami RPA w trakcie pierwszych miesięcy wdrażania technologii w firmie. Dużą jego zaletą jest łatwość dostosowania celów automatyzacji do strategii oraz wizji organizacji na poziomie globalnym. Dzięki centralizacji kompetencji wytwórczych oraz wysokiej specjalizacji ułatwia pozyskiwanie wiedzy, jest też najbardziej efektywny z punktu widzenia kosztów realizacji projektów. Ujednolicenie procesów pozwala ponadto na spójne raportowanie postępów prac oraz prowadzenie analiz na poziomie całej organizacji.

CoE – model scentralizowany.

Oczywiście, nie jest to rozwiązanie idealne – pora do naszej beczki miodu dodać  łyżkę dziegciu. Ze względu na centralizację kompetencji identyfikacja procesów do automatyzacji będzie utrudniona, dopóki użytkownicy biznesowi nie zrozumieją, jakie procesy można i należy automatyzować. Na późniejszym etapie działania robotów w organizacji może pojawić się problem z priorytetyzacją już zidentyfikowanych procesów oraz niezadowolenie jednostek biznesowych, pominiętych w planach automatyzacyjnych. Te jednostki, które zatrudniają więcej osób oraz realizują bardziej zunifikowane procesy zawsze będą wygrywać – bo tu ekonomiczne rezultaty automatyzacji będą najszybciej widoczne.

• Center of Excellence – model zdecentralizowany, nazywany też federacyjnym.

Identyfikacją potrzeb automatyzacyjnych oraz implementacją robotów zajmują się jednostki biznesowe. CoE zapewnia wsparcie w związku ze standaryzacją, udostępnianiem zasobów licencyjnych oraz działaniem robotów.

Dzięki oddelegowaniu kompetencji wytwórczych do jednostek biznesowych, identyfikacja procesów do robotyzacji oraz ich implementacja odbywa się szybciej. Dodatkowym, ogromnym atutem takiego podejścia, jest połączenie wiedzy branżowej na temat automatyzowanych procesów z kompetencjami wytwórczymi. Z naszych doświadczeń projektowych wynika, że taka kompozycja pozwala sprawnie poradzić sobie z ewentualnymi problemami, które pojawiają się w trakcie realizacji prac.

CoE – model zdecentralizowany.

Model ten ma jednak także wady. Spośród trudności, przed którymi stanie organizacja budująca CoE w ten sposób, należy wymienić przede wszystkim rozproszony nadzór. Co za tym idzie – potencjalny brak synchronizacji między wizją i strategią całej organizacji a planami obejmującymi poszczególne strumienie automatyzacji.

Globalne ROI w takim modelu może też być niższe ze względu na dłuższy czas  trwania projektów implementacyjnych lub konieczność zatrudnienia dodatkowych specjalistów do tworzenia robotów w ramach jednostek biznesowych.

Utrudnieniem w ramach organizacji będzie też spójne raportowanie postępów poszczególnych inicjatyw.

• Center of Excellence – model mieszany, zwany też hybrydowym.

Podział odpowiedzialności za poszczególne obszary wynika tu zazwyczaj z potrzeb konkretnych jednostek biznesowych. Cechą charakterystyczną dla tego modelu może być umiejscowienie osób tworzących roboty zarówno w strukturach CoE, jak i w jednostkach biznesowych.

Odejście od któregokolwiek z dwóch pierwszych modeli w stronę modelu hybrydowego powinno być efektem świadomej decyzji o charakterze przynajmniej średnioterminowym, aby uniknąć częstych, bieżących zmian w organizacji. Należy przeanalizować obecne lub potencjalne ograniczenia, które są lub mają szansę stać się bardzo istotnymi dla konkretnej organizacji.

CoE – model hybrydowy.

Trzeba pamiętać, że model hybrydowy – podobnie jak dwa poprzednie – również ma wady. Jedną z nich jest utrudnione zarządzanie zespołem deweloperów/konsultantów RPA, rozproszonych po różnych jednostkach organizacyjnych. Aby odpowiedzieć na rodzące się problemy, należy mieć ich świadomość oraz silne wsparcie działu HR, liderów organizacji i osób bezpośrednio odpowiadających za rozwój zawodowy tej grupy pracowników. Dodatkowym wyzwaniem jest zarządzanie inicjatywami RPA oraz komunikacja z zaangażowanymi w nie zespołami.

Mam nadzieję, że teraz rozumiecie lepiej rolę CoE w organizacji i jego relacje z innymi działami. W następnym artykule, będącym kontynuacją tego wpisu, opiszę szerzej obszary i zadania, jakimi powinno zajmować się CoE. Do zobaczenia!