RPA – jeden z kroków na drodze do cyfrowej transformacji

Transformacja cyfrowa – korzyść czy zagrożenie?

W sieci, oprócz fałszywych informacji, spekulacji oraz nowych “ekspertów-epidemiologów”, pojawiły się też bardzo dobre dowcipy, takie jak ten:

Kto przeprowadził cyfrową transformację w Twojej organizacji?

• CEO
• CTO
• COVID-19

Mowa oczywiście o upowszechnieniu pracy zdalnej.

Dodatkowo, po około 3 miesiącach od wprowadzenia przepisów związanych z zapobieganiem rozprzestrzenianiu wirusa SARS-CoV-2, odsetek osób chcących wrócić do pracy w biurze oscyluje między 10% a 20%, w zależności od badanej organizacji. Dlaczego dzieje się to dopiero teraz? Przecież technologia, która pozwala na pracę zdalną, jest z nami od lat! Czyżby problem leżał w przyzwyczajeniach, niechęci do zmiany, a może po prostu w lenistwie?

Bez wątpienia problemem nie był brak technologii, ale nastawienie ludzi – obserwujemy to również podczas prowadzonych przez Craftware projektów. Z naszych doświadczeń wynika, że takie instynkty zachowawcze mogą kierować osobami biorącymi udział w różnych inicjatywach związanych z transformacją cyfrową, gdzie celem jest poprawa efektywności organizacji. Pracownicy, którym wydaje się, że zmiana zagraża ich stanowiskom pracy, mogą sabotować działania związane z wdrożeniem nowej technologii w firmie. Szefowie z kolei obawiają się utraty kontroli, a dodatkowo wpadają w pułapkę mierzenia nie efektów pracy, ale jej czasu “od-do”.

Wiele oczywiście zależy od kultury organizacji i tego, w jaki sposób prowadzi dialog z pracownikami. W Craftware cenimy sobie otwartą komunikację z zespołem. Zależy nam, aby razem tworzyć przyjazne miejsce pracy, sprzyjające rozwojowi – i w tym samym duchu staramy się doradzać naszym klientom. Gdy proszą nas o podanie argumentów za wdrożeniem w organizacji konkretnego systemu czy technologii (na przykład RPA) wskazujemy nie tylko na oczywiste korzyści wynikające z poprawy efektywności realizacji procesów biznesowych. Podkreślamy też, że automatyzacja otwiera przed pracownikami możliwości zdobycia nowych kompetencji dotyczących tego właśnie obszaru.

RPA – rozwiązanie coraz bardziej dostępne

Gartner przewiduje, że do 2021 roku 25% osób używających w pracy komputera będzie dodatkowo korzystało z pomocy wirtualnego asystenta. Tymczasem najnowsza wersja platformy UiPath (2020.04) już teraz wprowadza usprawnienia techniczne oraz licencyjne, aby ułatwić użytkownikom samodzielne tworzenie robotów (asystentów), a także dzielenie się nimi z pozostałymi osobami w organizacji.

Umożliwienie firmom skutecznej optymalizacji prostych procesów biznesowych, na które pracownicy często poświęcają ponad połowę czasu pracy, było jednym z wyzwań stawianych przed systemami klasy BPM (ang. business process management). O tym, na jakich procesach się skupić, decydując się na automatyzację, pisaliśmy w artykule “Jak wybrać pierwsze procesy do automatyzacji w RPA?”. Rozwiązania te spełniły swoją rolę – od początku pozwalały na proste modelowanie procesów i decyzji biznesowych. Wymagało to jednak kompetencji programistycznych (lub dodatkowych nakładek) do obsługi interfejsu użytkownika.

Od kilku lat to się zmienia, a ostatnio wręcz bardzo intensywnie, co pokazuje wspomniany już przykład platformy UiPath. Próg wejścia w budowanie rozwiązań w oparciu o wiodące platformy RPA jest znacząco niższy, a dodatkowo ich producenci udostępniają bezpłatne szkolenia. UiPath poszedł o krok dalej i dla użytkowników biznesowych stworzył Studio X, dostępne w ramach licencji Citizen Developer. Pozwala ono na budowanie nieco prostszych automatyzacji.

Jesteśmy więc coraz bliżej rozwiązania problemu optymalizacji długiego ogona prostych procesów, które do tej pory w inicjatywach IT nie były uwzględniane. Mowa tu o procesach operacyjnych i administracyjnych, takich jak: złożenie wniosku (urlopowego, o delegację), odznaczenie nieobecności w systemach używanych w firmie, przygotowanie wniosku zakupowego, pobranie informacji o kliencie, itp.

Przyszłość RPA – cyfrowy asystent dla każdego?

Rodzi się pytanie, czy firmy będą coraz chętniej korzystać z coraz szerzej dostępnych rozwiązań? Jak wielu managerów zdecyduje się na wyposażenie swoich pracowników w osobistych, cyfrowych pomocników? To bardzo odważna wizja, ale czy tak samo nie myśleliśmy 45 lat temu, kiedy Bill Gates i Paul Allen zakładali Microsoft i chcieli, aby osobisty komputer znajdował się w każdym domu? Niewątpliwie organizacje, które chcą skutecznie stawić czoła cyfrowej transformacji, potrzebują silnego i zaangażowanego w ten proces przywództwa.

To, że platformy RPA otworzyły przed firmami nowe możliwości, nie oznacza, że automatyzacja procesów wspierana jest Świętym Graalem cyfrowej transformacji. Przed organizacjami nadal stoi wiele wyzwań, chociażby tych związanych z doświadczeniami klienta. Roboty mogą wesprzeć jego interakcje z firmą, ale już do skutecznego zaplanowania tych interakcji trzeba rozumieć zachowania i nawyki klientów. Dlatego tutaj nieodzowne jest zastosowanie zaawansowanych technik zbierania danych i ich analizy. Może się też okazać, że nowoczesne rozwiązania klasy CRM już wspierają optymalizację tych interakcji i nie ma sensu powielać funkcjonalności przy użyciu robotów (jeśli system CRM w organizacji już działa).

Cyfrowa transformacja nie polega tylko na użyciu najnowszych technologii. Prawdziwym wyzwaniem, które stoi przed firmami, jest budowa nowych, lepszych modeli biznesowych, wspieranych technologią.

O RPA, jako jednym z elementów cyfrowej transformacji, piszemy regularnie na blogu. Naszą serię zaczęliśmy od artykułu “Robotic Process Automation – o co tyle szumu?” Zachęcamy do śledzenia kolejnych wpisów!