Robotic Process Automation – o co tyle szumu?

W związku z postępującą cyfryzacją biznesu pracownicy mają dostęp do rosnącej liczby systemów komputerowych, których obsługa pochłania coraz więcej czasu. Pomimo uciążliwości takich czynności jak: wprowadzanie danych, kopiowanie, wklejanie czy przenoszenie pomiędzy systemami, są one podstawą działania większości organizacji. Łatwy dostęp do uporządkowanych informacji i dokumentów znacznie podnosi efektywność biznesową firmy i jej pracowników. Do tej pory właśnie ci ostatni byli odpowiedzialni za wszystkie z powyżej wymienionych czynności. Zabierały one jednak znaczną część dnia pracy, który mogli wykorzystać na bardziej wymagające zajęcia, takie jak spotkania z klientami, rozwiązanie kolejnej sprawy w BOK-u, czy przygotowanie kampanii e-mailowej.

Założeniem RPA jest odciążenie pracowników od najbardziej czasochłonnych i powtarzalnych zadań, których nie można jednak pominąć w procesach biznesowych. Robotic Process Automation to technologia, która pozwala na skonfigurowanie oprogramowania lub robota do naśladowania działań człowieka w biznesowych systemach komputerowych. Innymi słowy, robot wykonuje działania dokładnie w taki sam sposób, jak robią to ludzie: klika w przyciski, loguje się do aplikacji, uzupełnia formularze czy przenosi dokumenty.

Jakie zastosowanie ma RPA?

RPA znajduje zastosowanie w wielu organizacjach. Pozwala zautomatyzować takie czynności jak: wystawianie faktur, realizacja procesu płacowego, przetwarzanie i rozliczanie roszczeń, zarządzanie zleceniami serwisowymi, umawianie wizyt, rezerwacje biletów czy wewnętrzne raportowanie. Oczywiście to tylko mały wycinek tego, co może usprawnić technologia. Obecnie roboty RPA są w stanie naśladować wiele, jeśli nie większość, działań użytkowników. W rzeczywistości możliwości zastosowania są niemal tak szerokie, jak potrzeby biznesowe klienta — sprowadzają się one do zaprogramowania odpowiedniego rozwiązania.

Tabela – opracowanie Everest Group. Zastosowanie RPA w przykładowych branżach.

Przykładowe branże wykorzystujące RPA:

• Opieka zdrowotna
• Turystyczna
• Logistyczna
• Produkcyjna
• Sprzedaż detaliczna
• Telekomunikacyjna
• Ubezpieczeniowa
• Usługi bankowe i finansowe

Jak rozpocząć przygodę z RPA?

Wdrożenie RPA w organizacji jest znacznie prostsze, niż może się wydawać. RPA to program, który działa na komputerze, laptopie lub urządzeniu mobilnym użytkownika końcowego. Specyfika jego działania jest analogiczna do tego, w jaki sposób przeprowadzane są testy automatyczne (jest to jeden z powodów, dla którego firmy, które mają duże doświadczenie na tym polu, świetnie radzą sobie we wdrażaniu RPA). Zostaje zaprogramowana odpowiednia sekwencja, uwzględniająca wszystkie potrzebne reguły i zmienne, która jest powtarzana aż do ukończenia zadania. W związku z tym ten rodzaj automatyzacji nie jest inwazyjny i nie wymaga długotrwałego procesu wdrożenia. Bot do pracy potrzebuje tego samego, co każdy pracownik – własnego komputera i odpowiedniego kodu. Co istotne, zaprogramowanie podstawowych robotów jest stosunkowo proste.Jeśli w organizacji po wdrożeniu pojawiają się nowe potrzeby, bardzo często firma jest w stanie poradzić sobie z nimi samodzielnie. Wdrożenie robotyzacji procesów i stworzenie bardziej efektywnych botów wymaga jednak większego doświadczenia i umiejętności, więc w tym przypadku najlepiej sprawdza się współpraca z wyspecjalizowanym partnerem.

Obecnie na rynku znajduje się wielu dostawców rozwiązań RPA, wśród których są między innymi:

• UiPath
• Automation Anywhere
• Blue Prism
• NICE
• Pegasystems
• Kofax

Jakie korzyści biznesowe przynosi RPA?

RPA pozwala w znacznym stopniu poprawić efektywność działania organizacji. Programy komputerowe nigdy się nie męczą i są w stanie pracować przez 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Co więcej, wykonują one swoje zadania z efektywnością wynoszącą blisko 100%.

Automatyzacja procesów pozwala również na podniesienie jakości pracy i minimalizację ryzyka wynikającego z pomyłek, ponieważ programy nie popełniają błędów, które zdarzają się ludziom. Wdrożenie RPA przekłada się także na oszczędności w działaniu organizacji — wzrost ilości obsługiwanych spraw, czy pojawiające się nowe zadania nie wymagają zatrudniania dodatkowych pracowników.

Czy RPA jest zagrożeniem dla pracownika?

Po przeczytaniu tego tekstu nasuwać się może jedno, zasadnicze pytanie: czy RPA to krok w kierunku zastąpienia ludzi robotami? Wprost przeciwnie! Jest to narzędzie, które w założeniu ma pomóc Twoim pracownikom osiągnąć wyższą efektywność, uwolnić ich od frustrujących i czasochłonnych czynności i pozwolić na realizację bardziej satysfakcjonujących i kreatywnych zadań. Nie jest tajemnicą, że nikt nie lubi przenosić danych z jednego do drugiego systemu przez kilka godzin dziennie. Mogą się również zdarzać wyjątkowe sytuacje, w których bot nie będzie w stanie sobie poradzić – wtedy pomoc pracowników okaże się niezbędna.

Podsumowanie

RPA to obecnie jeden z przodujących trendów na rynku rozwiązań IT. Według Gartnera, globalnego przedsiębiorstwa analityczno-badawczego, robotyzacja procesów jest najszybciej rozwijającym się segmentem globalnego oprogramowania dla przedsiębiorstw. Przeprowadzone przez niego badanie wykazało, że rynek rozwiązań RPA wzrósł w 2018 r. o 63%.  Mnogość procesów, rosnąca liczba systemów IT i zmieniający się model biznesowy wymagają od firm, aby wykonywały jeszcze więcej działań, szybciej i dokładniej, bo takie są oczekiwania klienta. Dziś, kupując bilet w internecie, liczymy na to, że w ciągu kilku minut dostaniemy go na maila wraz z fakturą, a zgłaszając sprawę do BOK-u, otrzymamy pomoc w ciągu tego samego dnia. Automatyzacja procesów wydaje się zatem rozwiązaniem, w którego kierunku podąży coraz więcej organizacji, którym zależy na ciągłym rozwoju.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o RPA i o tym, jak Craftware może Ci pomóc w jego wdrożeniu, napisz do nas.