Centrum kompetencji (CoE) dla RPA – zakres jego odpowiedzialności (cz. 2)

Standaryzacja procesów wytwórczych i utrzymaniowych

Gdy w organizacji istnieją ambitne plany zrobotyzowania wielu procesów, w różnych działach, oznacza to implementację dziesiątek albo i setek robotów. Należy więc przygotować pod to solidne podwaliny. Sprawne utrzymanie oraz wdrażanie zmian w zautomatyzowanych procesach wymaga wypracowania metod i standardów operacyjnych. Pozwolą one na szybką i skuteczną realizację zgłaszanych inicjatyw lub wprowadzanie  poprawek. Jeśli organizacja korzysta już z systemu obsługi zgłoszeń (Jira, Bugzilla, ZenDesk, ServiceNow, Redmine etc.), najłatwiej będzie stworzyć nowe kategorie zgłoszeń i ustawić odpowiednie listy odbiorców, w zależności od charakteru zgłoszenia (nowy proces do automatyzacji, zmiana w procesie, błąd).

Ze specyfiką inicjatyw automatyzacyjnych wiąże się kolejna grupa artefaktów, czyli szablony dokumentów. Wykorzystywane są one przy zgłaszaniu inicjatyw oraz ich implementacji. Mowa tutaj np. o:

• szablonie dokumentu opisującego proces zgłaszany do implementacji, jest to podstawa do późniejszej wyceny;
• dokumencie opisującym zrealizowany proces, ułatwia on wprowadzanie zmian i poprawek;
• kalkulatorze korzyści wynikających z implementacji, pomocnym przy podejmowaniu decyzji o kolejności wdrożeń;
• innych dokumentach wspierających testowanie oraz operacyjne korzystanie z pomocy naszych wirtualnych pracowników.

Wiodący dostawcy technologii RPA udostępniają swoje wzory dokumentów lub całe pakiety narzędzi wspierających ich generowanie, ale wdrożenie może wymagać dostosowania do potrzeb naszej organizacji.

Elementem działań standaryzacyjnych powinno również być utworzenie architektury referencyjnej dla robotów (lub skorzystanie z szablonów udostępnianych przez dostawcę technologii, którą wybraliśmy). Przykładem może być tutaj ReFrameWork dla platformy UiPath, uwzględniający typowe zagadnienia dla automatyzacji procesów biznesowych. Są to:

• przygotowanie środowiska pracy robota, uruchomienie niezbędnych aplikacji i zalogowanie się do nich;
• ponawianie błędnych operacji oraz obsługa błędów;
• logowanie.

Uzupełnieniem powyższych standardów powinna być dobrze udokumentowana i ciągle rozwijana biblioteka typowych komponentów, realizujących powtarzające się funkcje. Ich przykłady to: logowanie do aplikacji, wyszukiwanie rekordów, formatujących wiadomości email wysyłane przez roboty etc. Pozwoli to na skrócenie czasu kolejnych implementacji oraz zachowanie spójności w ramach naszego portfolio automatyzacyjnego.

CoE i zarządzanie popytem na robotyzację

Duże organizacje wykorzystują setki robotów. Łatwo udowodnić, że koszty takich inicjatyw liczone są w milionach złotych. Wiadomo też, że sponsorzy takich programów oczekują zwrotu z inwestycji. W celu optymalizacji tego ostatniego parametru należy wprowadzić mechanizmy i narzędzia pozwalające nam uchwycić koszty i oszacować rezultaty. Następnie, w zależności od tego, na jakim etapie robotyzacji się znajdujemy, podjąć odpowiednie decyzje dotyczące kolejności implementacji. Pisaliśmy o tym na naszym blogu w artykule “Jak wybrać pierwsze procesy do automatyzacji w RPA?”.

Podsumowując benefity wynikające z robotyzacji, warto też pokusić się o kwantyfikację i przedstawienie innych korzyści niż tylko prosta oszczędność czasu pracy.

Zarządzanie popytem to także zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy. Dobrze opracowany proces (od zgłoszenia potrzeby automatyzacyjnej do jej wdrożenia)  i monitorowanie postępów w projektach wytwórczych pozwoli na ustalenie dat releasów kolejnych robotów. Projektując ten proces, warto pamiętać o jasnym zdefiniowaniu naszych (CoE) wymagań w stosunku do biznesu. Ważne jest również udostępnienie danych biznesowych na środowiskach testowych, aby development i testy robotów mogły przebiegać bez zakłóceń i przestojów, a dostępność osób weryfikujących pracę robotów była zaplanowana.

Zarządzanie wiedzą oraz komunikacja

To ostatni, ale nie najmniej istotny element, nad którym CoE powinno trzymać pieczę.

Po zdobyciu wiedzy z zakresu obsługi i najlepszych praktyk związanych z technologią naszego dostawcy warto wprowadzić osoby spoza CoE w najistotniejsze zagadnienia.

W ramach planów szkoleniowych dobrze też jest ułożyć ścieżki wdrażania nowych osób w obszar technologii RPA. Pozwoli to lepiej przygotować się na zmiany w zespole, wynikające ze zwiększonego popytu na usługi CoE (hurra!) lub z rotacji pracowników.

Aby usprawnić komunikację, należy zdefiniować standardowe raporty z działalności CoE i poszczególnych inicjatyw, a następnie zautomatyzować ich tworzenie. Chociaż, jak wiadomo, szewc bez butów chodzi.;-) Dlatego też wszystkim osobom zaangażowanym w automatyzację życzymy powodzenia i ciągle rosnącego popytu na Wasze usługi!