Jak prawidłowo przeprowadzić analizę w projekcie optymalizacyjnym?

W swojej pracy staram się wykorzystywać następujące techniki i metody analizy:

• Przejrzenie dokumentacji, jeśli takowa istnieje.
• Wywiady z właścicielami i uczestnikami procesów – ważne jest, aby zrozumieć nie tylko potrzeby i bolączki kierownictwa, ale także spędzić jak najwięcej czasu z szeregowymi pracownikami. Dzięki temu można poznać ich punkt widzenia. To oni są na pierwszej linii frontu podczas realizacji zadań w procesie.
• Kwestionariusze i ankiety – jeśli badana grupa interesariuszy jest zbyt duża na przeprowadzenie dyskusji w formie warsztatu, przydatne może być przygotowanie tego typu materiałów. Osoby zaangażowane w projekt mogą wypełnić je samodzielnie, co ułatwi zebranie szczegółowych informacji o procesach.
• Warsztaty – interakcje na żywo w formie burzy mózgów, ćwiczeń kolaboracyjnych lub eksperymentów mogą być łatwym i przyjemnym sposobem na zdobycie ogromnej liczby nowych pomysłów.
• Rozmowy indywidualne, najlepiej twarzą w twarz – ludzie zawsze częściej mówią, co naprawdę czują i czego potrzebują, gdy w pobliżu nie ma ich kolegów lub przełożonych.
• Obserwacja – angażowanie się w spotkania, wideokonferencje, słuchanie rozmów z klientami, obserwowanie rzeczywistej pracy wykonawcy zadania, to świetny sposób na uzyskanie obiektywnej wiedzy o bieżących procesach w firmie.
• Testowanie UX – tworzenie klikalnych makiet, weryfikacja koncepcji, eksperymentowanie i testowanie ich z użytkownikami w celu znalezienia najlepszego rozwiązania dla określonego procesu lub przepływu pracy.

Metody analizy – wybierz najlepszą kombinację

Nasuwa się pytanie o wybór najlepszej metody analizy obszarów do optymalizacji. Nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi. Zależy to od wielu czynników wewnętrznych i zewnętrznych, charakterystycznych dla danego projektu lub obszaru. Zespół projektowy powinien opracować możliwie najlepszy sposób gromadzenia wymagań optymalizacyjnych i w efekcie zwykle wybiera się kombinację wyżej wymienionych metod.

Osobiście, zazwyczaj zaczynam od przeglądu dokumentacji, a następnie od krótkich wstępnych wywiadów. Gdy tylko jest to możliwe, proponuję obserwację i warsztaty. W ten sposób zdobywam wiedzę nie tylko bezpośrednio od kluczowych osób w firmie, ale także od liniowych pracowników zaangażowanych w interesujące procesy. Spostrzeżenia i uwagi poszczególnych osób, często uzyskane w wywiadach bez udziału ich przełożonych, mogą dostarczyć wielu cennych i nieoczywistych informacji. Możemy także rozpatrzyć i wykorzystać podejście User Centered Design, czyli takie, w którym szeregowi uczestnicy procesu definiują wymagania i zatwierdzają wykonanie, bo to oni najlepiej wiedzą, czego potrzebują.

Niezależnie od tego, jakie podejście zostanie przyjęte, należy zawsze konsultować się ze sponsorem i kluczowymi interesariuszami. Mogą wystąpić ograniczenia finansowe lub organizacyjne w stosunku do proponowanej metody, np. brak budżetu na podróże służbowe może sprawić, że warsztaty wymagań się nie odbędą. Dostępność interesariuszy i użytkowników może być ograniczona ze względu na potrzebę utrzymania ciągłości produkcji lub usług.

Zawsze należy zachować ostrożność i czujność w doborze dostępnych metod, jak i w filtrowaniu otrzymywanych informacji. Bywają bowiem sytuacje, gdy rozmawiamy z dwiema osobami na podobnym stanowisku w strukturze firmy i otrzymujemy dwie skrajnie odmienne opinie na ten sam temat. Również sztywna kultura organizacyjna firmy może sprawić, że pracownicy chętniej udzielą szczerych odpowiedzi, gdy zapewni się im anonimowość. Zleceniodawcy często nie są w stanie precyzyjnie określić swoich oczekiwań, dlatego testy UX mogą okazać się bardzo przydatne.

Kilka słów o diagramach

Diagramy są Twoimi najlepszymi przyjaciółmi, gdy przychodzi do zobrazowania tego, co udało się zbadać i dowiedzieć. Nie sposób wymienić ich wszystkich w jednym artykule, ale ponownie proponuję zestaw, który u mnie sprawdza się najlepiej:

• Mapa myśli – uporządkuj swoje rozbiegane myśli i rozrysuj mapę. Przy jej tworzeniu nigdy nie narzucam sobie sztywnej koncepcji. Jest to luźno powiązany obraz tego, co mam w głowie. Pomaga uporządkować, jakie są zależności pomiędzy zadaniami, obszarami, dokumentami, wskazówkami i czymkolwiek jeszcze, co wpadnie mi do głowy.
• Mapa procesu (ang. Process Mapping) – chyba nikogo nie zaskoczyłem. Zależnie od stopnia skomplikowania projektu map może być od jednej do kilkunastu. Wciąż nie ma lepszej metody na zaprezentowanie procesu AS IS & TO BE.
• Maszyna stanowa (ang. State Machine Diagram) – idealny diagram jeśli chcesz pokazać przejście obiektu z jednego stanu w drugi i wskazać, jakie warunki muszą zostać do tego spełnione. Nie ma lepszego diagramu, aby zobrazować biznesowi cykl życia np. wniosku, czy płatności.
• Diagram przepływu danych (ang. Data Flow Diagram) – skąd dane przychodzą i dokąd wychodzą.
• Diagram domeny (ang. Domain Model) – jakie obiekty mamy w systemie i jakie relacje między nimi występują np. jeden do wielu, wiele do wielu etc. Z reguły rysuję go dla siebie, aby dobrze rozpoznać system i zidentyfikować relacje, które należy zmodyfikować w danym projekcie.

Mógłbym tu wymieniać dalej i wspomnieć o: diagramie klas, diagramie sekwencji, diagramach przypadków użycia, ale nie zawsze każdy z nich będzie przydatny. Te, które wymieniłem są moim osobistym must have.

A Ty z jakich metod, technik i diagramów korzystasz?