Optymalizacja procesów w IT – dlaczego warto to robić?

Optymalizacja procesów IT – co oznacza?

Jeśli chcesz pozostać na powierzchni wzburzonych wód współczesnego świata biznesu, musisz stale ulepszać i poprawiać, czyli optymalizować, każdy obszar funkcjonowania Twojego przedsięwzięcia. Każdy – bo nie ma obszaru, którego nie można by udoskonalić.

Przetrwanie Twojej firmy zależy od sprawnych, niezakłóconych i w miarę stabilnych procesów biznesowych. Optymalizacja jednak wiąże się ze zmianą. Czy to oznacza, że powinieneś jej się bać?

Prześledźmy, jak wygląda od początku projekt optymalizacyjny. Pierwszym krokiem jest podjęcie decyzji, że potrzebujesz nowego rozwiązania IT, które w pełni zaspokoi Twoje potrzeby biznesowe. Przechodzisz przez proces zapytań ofertowych, przeprowadzasz ocenę dostawców i podpisujesz umowę na audyt obecnych procesów i ich usprawnienie. Organizujesz zespół projektowy oraz środki, by projekt wkrótce się rozpoczął. Wszystko po to, aby zapewnić Twojemu przedsiębiorstwu  przejście na wyższy poziom. A teraz weź głęboki oddech, bo… to dopiero początek.

Optymalizacja procesów kontra zmiany

Nowe rozwiązanie IT nie powinno oznaczać, że wszystkie procesy będą przebiegać tak, jak przez ostatnie kilka lub kilkanaście lat. Dokładnie tak samo jak zwykle, ale za pomocą fantazyjnego narzędzia informatycznego. Można by porównać to do sytuacji, gdy kupiłeś nowy, błyszczący jacht, ale nadal zamierzasz korzystać z wioseł, aby pływać nim po morzach i oceanach.

Nowe narzędzie, rozwiązanie lub oprogramowanie, bez względu na to, jak je nazwiesz, powinno oznaczać gotowość do poważnej przebudowy procesów. Dlaczego? Dlatego, że właśnie zainwestowałeś spore pieniądze w przeprowadzenie optymalizacji, której pełny sukces zależy od tego, czy jesteś w stanie zaakceptować wszelkie konieczne zmiany w istniejącym ekosystemie. To zazwyczaj bywa trudne, ponieważ większość z nas nie lubi zmian. To prawda – to one brutalnie wyciągają Cię ze strefy komfortu, ale są konieczne, jeśli chcesz uwolnić w pełni potencjał swojej firmy.

Przykłady optymalizacji

Odłożymy teraz teorię na bok i posłużmy się przykładami z życia, aby pokazać prawdziwą moc optymalizacji.

Jest rok 1974, McDonald’s właśnie rozpoczyna swoistą rewolucję i uruchamia pierwszy McDrive. Wcześniej jedynym sposobem na zamówienie swojego ulubionego Big Maca było  udanie się po niego osobiście. Trzeba było wysiąść z samochodu, złożyć zamówienie, zapłacić i cierpliwie poczekać na realizację. Ktoś musiał wykazać się dużą kreatywnością i odwagą, by doprowadzić do tak istotnej zmiany w procesie zakupu jedzenia. W taki sposób zostaje się pionierem rynku. Dziś większość przychodów McDonald’s pochodzi od klientów, którzy nie wysiadają ze swoich samochodów!

Inny przykład? W połowie lat trzydziestych kina przeżywały ogromny kryzys. Wysoki poziom zubożenia społeczeństwa sprawiał, że znaczna jego część nie mogła pozwolić sobie na zakup podstawowych dóbr, a co dopiero biletów do kina. W tamtym okresie sprzedawcy popcornu wpadli na pomysł, aby zacząć sprzedawać tę przekąskę potencjalnym kinomanom, zanim ci jeszcze weszli do kina. Uliczni sprzedawcy bogacili się, a kina masowo upadały.

W końcu właściciele kin dostrzegli możliwość zoptymalizowania swoich dochodów – przez wyeliminowanie pośrednika i dostarczanie własnego popcornu i napojów. W 1945 r. połowa popcornu spożywanego w USA była sprzedawana w kinach. Nie trzeba dodawać, że przychód ze sprzedaży żywności i napojów stanowi istotną pozycję w wynikach finansowych współczesnych kin. Doszło do tego, że niektóre zaczęły serwować posiłki w postaci obiadów i deserów. Dowodzi to, że zawsze istnieje miejsce na optymalizację i doskonalenie.

Potrzebujesz jeszcze więcej przykładów? Żaden problem. Czy termin „linia montażowa” brzmi znajomo? A może: IVR, kiedy dzwonisz do swojego banku lub firmy ubezpieczeniowej? Rezerwacja miejsca w samolocie lub hotelu za pośrednictwem strony internetowej? Kiedyś nie do pomyślenia. Dziś to standardowe rozwiązania ułatwiające prowadzenie biznesu. To jedne z wielu przykładów optymalizacji.  Można je mnożyć, a granice optymalizacji praktycznie nie istnieją.

Optymalizacja procesów w IT – dlaczego warto?

Jedyne, czego potrzebujesz, aby zacząć, to dobre pomysły oraz jasna i przejrzysta wizja planowanej optymalizacji. Następnie pozwól zespołowi projektowemu działać, aby przekształcić idee w rozwiązanie IT. Zazwyczaj nie ma dla nich rzeczy niemożliwych!

Jeżeli nadal nie jesteś przekonany, to może spójrzmy na zagadnienie z innej strony. Co się stanie, gdy nie zauważysz okazji i nie będziesz usprawniał swojej działalności? Pamiętasz firmę Kodak? Na pewno tak! Dawniej można było spotkać ich logo niemal wszędzie. Nie dostrzegli potencjału w fotografii cyfrowej, nie zoptymalizowali swoich procesów, nie przekształcili firmy z biznesu o rodzinnym charakterze w sprawnie działającą machinę. Nie dostrzegli okazji, jaką daje fotografia cyfrowa, nie nadążyli za nowym porządkiem współczesnego świata. Dlatego nieomal zbankrutowali i już nigdy nie odzyskali utraconej pozycji na rynku. To duże uproszczenie, ale pokazuje skrajne zagrożenie w przypadku zaniechania optymalizacji.

Korzyści z optymalizacji procesów

• Skrócenie czasu wymaganego na realizację powtarzalnych czynności;
• Zwiększenie dynamiki rozwoju przedsiębiorstwa;
• Zwiększenie satysfakcji i komfortu pracowników;
• Wzrost obrotów firmy;
• Wyeliminowanie zbędnych elementów;
• Pełne wykorzystanie potencjału firmy;
• Pojawienie się nowych szans na rozwój;
• Redukcja kosztów stałych;
• Pozytywny rozgłos na rynku;
• Zachęcenie ekspertów i specjalistów do dołączenia do Twojej organizacji;
• Nowe szanse sprzedażowe i marketingowe.

Mógłbym tak jeszcze długo wymieniać. Natomiast każdy musi sobie odpowiedzieć na pytanie, jakich korzyści z optymalizacji się spodziewa i stosownie do tego zaplanować dalsze działania. Jedno jest pewne: warto wszystko optymalizować, bo na koniec dnia wygrywają Ci, którzy idą do przodu. Można powiedzieć, że ci, którzy się nie rozwijają, zaczynają się “zwijać”. Gdy czujesz się syty i zadowolony, konkurencja właśnie planuje kolejne usprawnienia. Proponuję już teraz wskoczyć do pociągu relacji Optymalizacja → Korzyści!

Nadal masz wątpliwości, czy naprawdę powinieneś coś zmieniać? Dlaczego nie działać jak zawsze? Bez obaw. Omówię więcej zagadnień w następnych artykułach.