Encyklopedia Salesforce (Q – U)

“Jeden za wszystkich, wszyscy za jednego”. Co mają trzej muszkieterowie i ich słynne motto do narzędzia pod nazwą Quip? Quip, w skrócie, to oprogramowanie do pracy z dokumentami. Motto muszkieterów – w nieco zmienionym brzmieniu, czyli “Jeden dla wszystkich” – świetnie oddaje sedno Quipa. Tym “jednym” może być dokument, arkusz, slajd – niezależnie od rodzaju dokumentu, może on być udostępniony całemu zespołowi do wspólnej pracy, w tym samym czasie.
Każdy uprawniony użytkownik może otrzymać nie tylko podgląd pliku, ale także dostęp do edycji, komentowania itp. Zespół ma poza tym jeszcze jedną przydatną opcję – może pracować nad dokumentem w przypisanym do niego czacie. Zamiast bałaganu i poszukiwania komentarzy pozostawionych przez różne osoby w różnych miejscach jest jedna przestrzeń, która dotyczy jednego tematu.

Dlaczego wspominamy o tym w encyklopedii Salesforce? Ponieważ Quip i Salesforce to jedno, a konkretnie – ta sama rodzina (Salesforce kupił Quipa w 2016 roku). Dla użytkowników oznacza to dosłownie tyle, że jeśli firma korzysta z Salesforce, na przykład dział sprzedaży – z Sales Cloud, może korzystać również z Quip-a – jako jednej z funkcjonalności Sales Cloud. Każda czynność, wykonywana w dokumencie utworzonym w Quip-ie, będzie odbywać się w oknie Sales Cloud, co oznacza synchronizację danych i gwarantuje pracę na aktualnych danych z CRM. Poza tym, handlowiec, chcąc korzystać z wybranego quipowego dokumentu, nie musi “wychodzić” z okna Sales Cloud, nie traci więc czasu na przełączanie się między środowiskami pracy, nie traci kontekstu.
Quip udostępnia gotowe szablony dokumentów dla typowych procesów, ale pozwala również na tworzenie indywidualnych wzorów.

R jak release

Życie użytkowników Salesforce toczy się zgodnie z porami roku. Niezbyt odkrywcze stwierdzenie, bo Twoje też tak upływa, chociaż nie korzystasz (jeszcze 🙂 ) z Salesforce? Ale tylko użytkownicy Salesforce trzy razy w roku – z początkiem wiosny, lata i zimy dostają w gratisie aktualizację. I choć to sezonowe wydarzenie, to nie ma ono nic wspólnego z prognozą pogody. Aktualizacja, czyli release oznacza, że nadszedł czas na nowości w systemie – całkiem nowe, te już zapowiadane albo częściowo wdrożone i pora na dalszy ciąg już rozpoczętych zmian. Gdy Salesforce przechodzi sezonową metamorfozę, podlegają jej z automatu i bez dodatkowych opłat wszystkie wdrożone w oparciu o Salesforce aplikacje, u klientów na całym świecie. To się nazywa przedsięwzięcie na światową skalę!

Ostatnia i najnowsza aktualizacja, czyli Spring ‘22 Release, po raz pierwszy objęła również nowości na Slacku, platformie, która w 2020 roku dołączyła do rodziny Salesforce.
Szczegóły każdej aktualizacji można oczywiście znaleźć na salesforce.com – ostatnio było tego aż 142 strony. Nasi klienci mogą ją znaleźć w swoich skrzynkach mailowych – ale w znacznie skróconej wersji. Wysyłamy im opis wybranych i – naszym zdaniem – najważniejszych zmian.

S jak samodyscyplina

Jakie hasło wybrać na literę “S”, gdy opracowujesz przewodnik po Salesforce? Akurat ta litera daje mnóstwo możliwości: S to choćby Sales Cloud i Service Cloud – jedne z topowych chmur Salesforce czy też wspomniany wyżej Slack. A może S jak Salesforce? 🙂 Na te hasła przyjdzie czas wraz z kolejnymi odsłonami encyklopedii. Teraz wybrałam coś, co nie wydaje się oczywiste, choć jest oczywiste i wręcz niezbędne, gdy korzysta się z CRM (nie tylko z CRM Salesforce). To samodyscyplina albo, żeby nie zabrzmiało tak surowo, sumienność – we wprowadzaniu informacji.

Pisaliśmy już o tym na naszym blogu, również w tym przewodniku: system IT zrobi za Ciebie wszystko (no dobrze, prawie wszystko). Pod warunkiem, że nakarmisz go aktualnymi informacjami. To akurat jedna z tych czynności, w których Salesforce Cię nie wyręczy, choć oczywiście bardzo Ci je ułatwi. CRM to baza danych, więc wokół nich i na ich podstawie toczą się wszystkie procesy. Od nich wszystko się zaczyna. Salesforce może przetworzyć dla Ciebie i za Ciebie mega ilości danych w mega tempie (o możliwościach analitycznych piszę przy literze “t”). Ale najpierw musi je mieć.

T jak Tableau

Pewnie każdy z nas, nawet jeśli nie wypróbował jej na sobie, przynajmniej słyszał o wizualizacji. To rodzaj mentalnego treningu – jest popularny na przykład wśród sportowców (i zalecany im przez psychologów, niezależnie od treningu fizycznego).

Wizualizacja może nam pomóc w różnych obszarach życia, ale jest jeden, w którym lepiej dać odpocząć umysłowi i powierzyć ją systemom business intelligence: to wizualizacja danych. Takim systemem jest Tableau – narzędzie z rodziny Salesforce (od 2019 roku). Według raportu firmy Gartner (o której już pisaliśmy w naszej encyklopedii) Tableau po raz dziewiąty został liderem wśród narzędzi business intelligence.

Dlaczego, zamiast sobie, lepiej zaufać programowi? To nie kwestia wyboru, ale konieczności. Wizualizacje, które tworzy Tableau, są poza zasięgiem naszych możliwości. Przyciągają uwagę, ale nie o sam wygląd tu chodzi, tylko o to, że za kolorowymi słupkami kryją się gigantyczne ilości danych, których “ręczne” przeanalizowanie zajęłoby… No właśnie, ile by to trwało i czy byłoby możliwe? Tableau “rozpoznaje” powszechnie używane w biznesie źródła danych, z których pobiera dane w czasie rzeczywistym (może łączyć się z dowolną bazą danych). Do tego odpowiada na pytania zadawane w czasie rzeczywistym, czyli tworzy nowe kombinacje danych – wystarczy, że użytkownik wykona kilka przesunięć na ekranie.

U jak uprawnienia użytkownika

Powoli zbliżamy się do końca tego tekstu. Fajnie, że zaglądasz na naszego bloga, mam nadzieję, że jesteś w gronie regularnych czytelników. Piszę “czytelnik”, ale developer powiedziałby pewnie, że jesteś użytkownikiem końcowym systemu, który posłużył do zbudowania naszego bloga i naszej www. Jako użytkownik odwiedzasz naszą stronę, czytasz artykuły. Ale gdyby w trakcie lektury któregoś z nich przyszło Ci do głowy “Ja bym napisał to inaczej”, nie możesz tak po prostu nanieść poprawek – bo nie możesz edytować treści. To, co możesz zrobić na naszej stronie (czy w jakimkolwiek innym miejscu w świecie online) wynika z tego, że jako użytkownik końcowy otrzymałeś określone uprawnienia.

Podejrzewam, że jako użytkownik końcowy rozmaitych systemów nie zastanawiasz się nad tym, po prostu z nich korzystasz. Dlaczego więc poruszam taki temat? Bo być może za jakiś czas będziesz zaangażowany we wdrożenie systemu IT w Twojej organizacji i będzie to Salesforce. Może przyjdzie Ci zdecydować, kto i na jakich zasadach będzie z niego korzystać, komu dać większe prawa, a komu je ograniczyć? Mamy dla Ciebie kilka podpowiedzi, jakie rozwiązania w obszarze uprawnień doradzamy i odradzamy naszym klientom. Przeczytaj artykuł: “Jak budować model uprawnień w Salesforce?”.

Nie znasz poprzednich części “Encyklopedii Salesforce”? Zacznij od pierwszej: “Encyklopedia Salesforce A – H”.