Nasz klient, globalny lider w dziedzinie technologii, zatrudnia tysiące osób w wielu lokalizacjach. Podobnie jak wiele dużych organizacji, musi zapewnić, że wszyscy pracownicy przechodzą okresowe badania medycyny pracy. Przy rozproszonej sile roboczej ręczne zarządzanie tymi badaniami stało się poważnym wyzwaniem operacyjnym.
Wyzwanie:
Zarządzanie okresowymi badaniami lekarskimi dla tysięcy pracowników było dla firmy ręcznym i czasochłonnym procesem. Zespół administracyjny musiał obsługiwać skierowania pracowników za pośrednictwem portalu dostawcy usług medycznych, ręcznie dopasowywać pracowników do pobliskich placówek medycznych i nadzorować cały proces.
Nasz klient potrzebował wydajnego, zautomatyzowanego rozwiązania, aby usprawnić ten proces. Cel był jasny: wyeliminowanie zadań wykonywanych ręcznie, zapewnienie pracownikom możliwości skierowania do najbliższej placówki medycznej bez żadnych opóźnień i utrzymanie kompleksowego śledzenia w celu zapewnienia zgodności z przepisami.
Firma Craftware została zaangażowana do stawienia czoła temu wyzwaniu i szybko zidentyfikowaliśmy Robotic Process Automation (RPA) jako idealne rozwiązanie. Naszym celem było zautomatyzowanie planowania obowiązkowych badań kontrolnych, przypisanie pracowników do odpowiednich placówek medycznych na podstawie ich lokalizacji oraz uczynienie procesu HR płynnym i przejrzystym.
Zbudowaliśmy rozwiązanie przy użyciu UiPath, platformy, której ufamy ze względu na jej wszechstronność i łatwość integracji. Pierwszym krokiem było zaplanowanie przepływu pracy: zidentyfikowanie lokalizacji pracownika, znalezienie najbliższej placówki medycznej i zaplanowanie wizyty – wszystko to przy jednoczesnym zapewnieniu pełnej widoczności i kontroli zespołowi HR.
Stworzyliśmy system, który automatycznie dopasowywał aktualny adres zamieszkania każdego pracownika do najbliższej placówki medycznej, integrując Mapy Google za pośrednictwem interfejsu internetowego. Oto jak to działało:
- Pobraliśmy dane dotyczące lokalizacji pracowników bezpośrednio z wewnętrznej bazy danych firmy i dopasowaliśmy każdy adres do pobliskich placówek opieki zdrowotnej za pomocą Google Maps.
- System automatycznie wypełnił wymagane formularze na stronie internetowej wybranego dostawcy usług medycznych, kończąc cały proces planowania bez interwencji człowieka.
- Pracownicy otrzymywali powiadomienia o czasie i miejscu badań lekarskich, co eliminowało konieczność samodzielnego zarządzania wizytami.
Ale na tym nie poprzestaliśmy. Aby zapewnić pełną widoczność, zintegrowaliśmy rozwiązanie z ServiceNow, które wygenerowało ticket dla każdego pracownika przechodzącego proces badania. Pozwoliło to działowi HR śledzić każdy etap podróży pracownika na badania lekarskie – od początkowego skierowania do ostatecznego zakończenia – i skutecznie obsługiwać wszelkie wyjątki lub prośby o zmianę harmonogramu.
- Platforma automatyzacji UiPath
- Mapy Google (za pośrednictwem interfejsu internetowego)
- ServiceNow do tworzenia i śledzenia zgłoszeń
-
Usprawnione operacje
Zespół administracyjny nie musiał już ręcznie wprowadzać danych ani wyszukiwać placówek medycznych, dzięki czemu mógł skupić się na bardziej strategicznych zadaniach.
-
Oszczędność czasu dla pracowników
Pracownicy nie poświęcali już czasu na planowanie wizyt lub ustalanie logistyki. System zajął się wszystkim, przypisując każdego pracownika do najdogodniejszej placówki medycznej na podstawie jego lokalizacji.
-
Opłacalność
Korzystając z interfejsu internetowego w celu uzyskania dostępu do danych Google Maps, uniknęliśmy dodatkowych kosztów integracji API, dzięki czemu rozwiązanie było bardziej opłacalne i skalowalne.
-
Kompleksowa widoczność
Dzięki ServiceNow śledzącemu postępy każdego pracownika, zespół HR miał pełny nadzór nad całym procesem badań lekarskich, zapewniając zgodność z przepisami i sprawne rozwiązywanie wszelkich problemów.
Jedną z wyróżniających cech tego rozwiązania była jego prostota. Wykorzystując solidne możliwości automatyzacji UiPath i intuicyjne dane lokalizacyjne Google Maps, stworzyliśmy potężny, ale łatwy w utrzymaniu system. Integracja z ServiceNow zapewniła, że cały proces był widoczny i łatwy w zarządzaniu, zapewniając spokój ducha dla działu HR i wspierając zgodność z przepisami BHP.
Dzięki automatyzacji, zespół HR firmy nie jest już obciążony obowiązkami administracyjnymi związanymi z planowaniem tysięcy ocen stanu zdrowia pracowników. Zamiast tego proces przebiega płynnie w tle, z pełną widocznością i kontrolą. Pracownicy korzystają z bezproblemowego doświadczenia, a firma zaoszczędziła znaczną ilość czasu i zasobów.
-
Automatyzacja RPA w onboardingu klientów
-
RPA – jeden z kroków na drodze do cyfrowej transformacji
-
Co brać pod uwagę, wybierając platformę RPA?
