Rok pandemii – warsztat z zarządzania zmianą

Co ma pandemia do analizy biznesowej?

Wspólnym mianownikiem tych przemyśleń jest oczywiście pandemia COVID-19, dla wielu osób związana z osobistymi problemami ze zdrowiem, trudnościami w pracy i w najbliższym otoczeniu, z dużą liczbą ograniczeń, a także kryzysem ekonomicznym i psychicznym. Podsumowując ubiegły rok, dochodzę do wniosku, że przez pandemię bardzo wiele się zmieniło. To właśnie fakt, że dotknęła nas w tak wielu obszarach, sprawia największą trudność. Na wydarzenia ostatnich miesięcy patrzę również z perspektywy doświadczeń zawodowych. Analityk biznesowy często jest przecież forpocztą zmian, nierozerwalnie związanych z jego rolą.

Co zatem można powiedzieć na chłodno o zjawisku pandemii? Przede wszystkim – pojawił się  nowy, zaraźliwy i dość niebezpieczny wirus. Pierwsze doniesienia na jego temat były chaotyczne, bo też wiedza była znikoma, ale te późniejsze okazywały się już coraz mniej optymistyczne. Wiosną 2020 w kolejnych krajach wprowadzano ograniczenia i nowe zasady życia społecznego, aby powstrzymać rozprzestrzenianie się wirusa. To rzutowało bezpośrednio na każdego człowieka: jego pracę, kontakty społeczne, możliwość uprawiania sportu, kontynuowanie nauki w szkole, dostęp do leczenia, sposób robienia zakupów, podróże. Dostosowanie się do tych zmian było tym bardziej trudne, że zdarzenia następowały po sobie bardzo dynamicznie, wywołując życiową rewolucję z tygodnia na tydzień, a nawet z dnia na dzień.

Komunikacja i jej rola w zarządzaniu zmianą

Wiele firm, również te, z którymi jestem związana zawodowo, musiało w czasie pandemii mniej lub bardziej drastycznie zmodyfikować swój sposób funkcjonowania. Jako uczestniczka tych zmian doceniam działania, które mnie osobiście pomogły przyjąć tę rewolucję ze względnym spokojem. Moim zdaniem, najważniejsza – zarówno u nas, w Craftware, jak i u klienta, dla którego realizuję projekt – była komunikacja. Pierwsze informacje dotyczyły zamknięcia biur i przejścia w pełny tryb pracy zdalnej. Dostaliśmy konkretne wytyczne, jakich zasad należy przestrzegać w nowym modelu pracy. Co ważne, była też zapowiedź, kiedy możemy oczekiwać kolejnych wiadomości.

Nie wszystkich obietnic w pełni dotrzymano, dość szybko jednak uprzedzono nas, że dalsze firmowe decyzje zależą od rozwoju sytuacji i obostrzeń wprowadzanych przez poszczególne kraje (mój projekt jest międzynarodowy). Najważniejsze jednak było to, że zarówno w Craftware, jak i u klienta, prowadzono regularną komunikację na temat wpływu pandemii na naszą codzienną pracę. Dlaczego to podkreślam? Bo ta regularność dawała poczucie względnego bezpieczeństwa i bycia pod opieką. Równie ważna była rzetelność przekazu: informacja o tym, jak COVID-19 wpływa na sytuację ekonomiczną firmy i projektu, choć nie zawsze optymistyczna, była zgodna ze stanem faktycznym. I wreszcie coś, co bardzo doceniam, mianowicie odczuliśmy troskę o nasz stan emocjonalny, o to, czy doświadczamy trudności, co sprawia nam problem, jak odnajdujemy się w nowej rzeczywistości i jak możemy wspólnie ją oswoić. To także dawało poczucie uczestnictwa w zmianie, a nie bycia jej biernym podmiotem.

Egzamin z zarządzania zmianą – jak go zdać?

Z mojego punktu widzenia 2020 rok mógłby być nazwany “rokiem zarządzania zmianą”. Mam nadzieję, że ci, którzy tak świetnie poradzili sobie z komunikowaniem zmian związanych z pandemią, wykorzystają zdobytą dzięki temu wiedzę także w innych projektach. Z drugiej strony – wśród moich bliższych i dalszych znajomych są osoby, których doświadczenia w tym niezwykłym roku były o wiele gorsze. Chaos komunikacyjny w sferze publicznej przełożył się na bałagan wewnątrz firm, w których pracowali. Niektóre decyzje managerów czy też brak jasnego komunikatu o możliwych scenariuszach na przyszłość spotęgowały uczucie niepewności. W efekcie wielu specjalistów zaczęło rozważać zmianę miejsca pracy. O tym, jak wiele stresu dostarczył nam wszystkim sposób komunikowania o pandemii ze strony rządzących, brak informacji oraz ich niespójność, nie muszę chyba wspominać.

Na szczęście pracuję w organizacji, w której człowiek jest w centrum zainteresowania. Myślę, że dzięki temu egzamin z zarządzania zmianą – i to w kryzysie – zdaliśmy celująco. Dla mnie rok 2020 pozostanie swego rodzaju praktycznym, intensywnym warsztatem z tego obszaru. A jakie wyciągnęłam z niego wnioski? Trzy najważniejsze to:

• regularne przekazywanie informacji zwiększa poczucie uczestnictwa w zmianie i zmniejsza obawy;
• rzetelność komunikatów, nawet jeśli dotyczą problemów, wpływa na to, czy osoba dotknięta zmianą czuje się jej podmiotem czy przedmiotem;
• treść ma kluczowe znaczenie i powinna odpowiadać na potrzeby odbiorcy informacji.

Moje postanowienie na 2021 rok: bardziej zadbać o zarządzanie zmianą i przeznaczyć więcej czasu na pogłębianie kompetencji w tym obszarze. Już dojrzewa plan, jak to wprowadzić w życie. Jego częścią jest również dzielenie się z Wami tą wiedzą. Nasz blog w nadchodzących miesiącach wypełnią praktyczne porady dotyczące zarządzania zmianą w projektach, w szczególności w obszarze IT. Już wkrótce pierwszy artykuł z serii publikacji, które przygotowują dla Was nasi eksperci.