RPA Proof of Concept – przygotuj się na wdrożenie robotyzacji

Proof of Concept – zacznijmy od definicji

“Dowód koncepcji (PoC – Proof of Concept) to realizacja określonej metody lub pomysłu w celu wykazania jego wykonalności lub zasadniczo demonstracja mająca na celu sprawdzenie, czy dana koncepcja lub teoria ma potencjał praktyczny.”

Tyle mówi nam definicja PoC zaczerpnięta z Wikipedii. Jest niewątpliwie prawidłowa, ale czy wyczerpuje zakres PoC dla wdrożeń RPA? Czy realizuje potrzeby współczesnych organizacji, chcących przetestować ten sposób automatyzacji? Naszym zdaniem – nie. Spróbujmy więc uzupełnić przytoczoną definicję o niezbędne elementy, które pomogą lepiej zaplanować ten etap wdrożenia RPA.

Aspekt techniczny – ważny, ale nie jedyny cel

Zacznijmy trochę jak u Hitchcocka… W 2020 roku głównym celem RPA PoC nie powinno być potwierdzenie, czy technologia RPA potrafi zautomatyzować działania w obrębie naszych systemów IT. Dla wielu osób takie stwierdzenie może wydawać się szokujące, ale skupienie uwagi tylko na technicznych aspektach eksperymentu, jakim jest PoC, to podejście, którego wartość dla organizacji jest niewielka.

Roboty działają w organizacjach na całym świecie i doskonale radzą sobie z operacjami na najróżniejszych systemach. Każdy z wiodących dostawców technologii RPA jest w stanie przytoczyć kilka bądź też kilkanaście wdrożeń referencyjnych. Nierzadko obejmują one wiele jednostek organizacyjnych i krajów, a liczba zautomatyzowanych procesów bądź też zadań określana jest trzycyfrowo.

Przede wszystkim – test procesów

W takim razie – na czym skupić się podczas fazy RPA PoC? Pamiętajmy, że jest to odpowiedni moment, aby porównać technologie i efektywność implementacji procesów. W fazie PoC powinny więc znaleźć się takie elementy, jak współpraca robotów z aplikacjami o decydującym dla działania firmy znaczeniu oraz sposoby interakcji robotów z aplikacjami biznesowymi (np. Citrix). Warto podkreślić, że praktycznie każde z wiodących narzędzi pozwoli nam zbudować automatyzację w obrębie naszych aplikacji. Na etapie PoC staramy się znaleźć odpowiedź na pytanie, jak efektywnie możemy to wykonać i ile to będzie kosztowało.

Kluczowym aspektem dla realizacji RPA PoC jest przede wszystkim wybór procesu lub procesów (zazwyczaj nie więcej niż 2-3) podlegających automatyzacji. Poruszaliśmy ten temat podczas naszych webinariów oraz w artykułach na blogu. Właściwie wybrany proces pozwoli nam ograniczyć ryzyko niepowodzenia naszego projektu, a także udowodnić, że poprawne użycie technologii jest w stanie przynieść korzyści.

W przypadku niektórych procesów możliwa jest stuprocentowa automatyzacja, co pozwala na kilkukrotne skrócenie czasu wykonania zadania i kilkudziesięcioprocentowe oszczędności.

Przed przystąpieniem do RPA PoC powinniśmy mieć gotowy business case wraz z głównymi tezami, które chcemy potwierdzić. Po zakończeniu PoC będziemy mogli zaktualizować nasze założenia oraz parametry związane z efektywnością budowy robotów i osiąganymi korzyściami. Pozwoli to na budowę wiarygodnego uzasadnienia biznesowego dla kolejnych etapów programu automatyzacji i na jego kontynuację.

PoC daje także możliwość przetestowania dotychczasowych zasad realizacji projektów w firmie oraz współpracy działów IT i biznesu. Jest to bardzo dobra okazja, aby ustalić, kto za co odpowiada: opracować lub udoskonalić nasze wewnętrzne procedury związane ze zbieraniem wymagań, testowaniem oraz przekazaniem robotów w utrzymanie.

Proof of Concept to fundament przyszłego wdrożenia

Pamiętajmy także o rzetelnym podejściu do zaplanowania PoC oraz skrupulatnym notowaniu wszystkich naszych obserwacji w trakcie jego realizacji. Pierwsze tygodnie spędzone na tworzeniu robotów programowych oraz współpracy z nimi są doskonałą okazją do zebrania informacji, które pozwolą lepiej przygotować organizację do wdrożenia nowej technologii na szeroką skalę.

Niezależnie od tego, czy zakres naszego PoC obejmie wdrożenie produkcyjne (możemy wtedy mówić o pilocie lub też fazie pilotażowej), czy też nie, jego efektem powinny być informacje pozwalające nam podjąć świadomą decyzję o dalszych losach tej technologii w firmie.