Junior w projekcie – czy to rzeczywiście tylko koszt?

Biznes Analitycy w służbie IT

Jeden z globalnych projektów dotyczył stworzenia aplikacji dla kilku tysięcy użytkowników, wspierającej organizowanie wydarzeń z obszaru profilaktyki zdrowotnej. To złożony, wielowymiarowy projekt: nowe rozwiązanie – oparte o Salesforce i CRM Veeva – miało być wdrożone jednocześnie w kilkudziesięciu krajach w różnych strefach czasowych. Wymagało także integracji z istniejącym systemem wewnętrznym. Dodatkowo, musiało spełniać wymogi prawne związane z rynkiem medycznym i farmaceutycznym. Rotacja w zespole stanowiła duże ryzyko dla projektu, zwłaszcza że w trakcie realizacji klient zgłosił konieczność zmiany sposobu wdrożenia systemu. Jak zapewnić stabilność takiego projektu i płynne przejście pomiędzy jego kolejnymi fazami? Klient znalazł na to sposób: zdecydował się na zatrudnienie naszego tandemu – juniora i seniora.

Do projektu zostali przypisani: Kasia Adamczewska – Junior System-Business Analyst oraz Adam Nemś – Senior System-Business Analyst wraz z Eweliną Eggert – Analysis and Technical Writing Team Managerem.

Junior – świeże spojrzenie na procesy i dokumentację

W tak skomplikowanym projekcie senior jest nie tylko intensywnie zaangażowany w prace nad zaawansowaną technologią, musi także myśleć strategicznie na bardzo wysokim poziomie. Szczegółowo planuje harmonogram prac, cykl spotkań z międzynarodowym zespołem oraz przydziela zadania członkom zespołu zgodnie z ich kwalifikacjami i doświadczeniem. Ma niewiele czasu na inne prace administracyjne. Rozbudowany projekt w fazie kolejnego releasu wymagał  tworzenia i aktualizacji obszernej dokumentacji – właśnie w tym krytycznym obszarze pomoc juniora Kasi i jej rola okazały się niezbędne. Po zapoznaniu się z dotychczasową dokumentacją oraz po jej aktualizacji Kasia przedstawiła swój pomysł, związany ze zmianą sposobu wdrożenia systemu. Zaproponowała, aby do wszystkich użytkowników wysyłać release notes, zawierające m.in. opis nowych funkcji, wprowadzonych usprawnień czy naprawionych zgłoszeń. Takie podsumowanie pomogło użytkownikom zrozumieć, jak zmienia się aplikacja. Praca Kasi okazała się również wsparciem dla testerów, którzy na podstawie starannej, kompleksowej dokumentacji mogli skuteczniej opracować scenariusze testowe. Dla użytkowników we wszystkich krajach przygotowano ponadto efektywniejszy proces szkoleniowy.

Udział analityka juniora w smoke testach także okazał się sukcesem. Dzięki dociekliwości Kasi, jej świeżemu spojrzeniu oraz odwadze do zadawania niestandardowych pytań odnośnie systemu udało się w nim wykryć potencjalne luki, które mogłyby przysporzyć trudności użytkownikom. Dzięki temu wprowadzono poprawki  już na etapie smoke testów. Można było przyspieszyć fazę testów UAT, nie było też potrzeby ich kolejnych rund.

Dzięki wiedzy zdobytej podczas pracy nad dokumentacją projektową, Kasia samodzielnie przygotowała schemat testów UAT. Następnie na bieżąco odpowiadała na zgłoszenia, sprawdzając zarówno w systemie, jak i w dokumentacji czy wszystko działa zgodnie z wymaganiami. Czasami zdarza się, że podczas testów systemu tester zgłasza brak funkcjonalności, która nie była opisana jako potrzebna. Kasia okazała się najlepszą osobą do weryfikacji tego typu zgłoszeń sprawdzając czy logika aplikacji i jej funkcjonalności są zgodne z zatwierdzonymi wymaganiami.

Tandem jako obopólna korzyść

Każdy mógł podejmować wyzwania, odpowiadające kwalifikacjom i rozwijać się. Junior wspierany przez seniora buduje doświadczenie, samodzielność i pewność siebie. Obserwując seniora, uczy się dużo szybciej, poznaje, jak pracować z klientem.

Senior doskonali posiadane kompetencje: jak dobrze definiować i komunikować odpowiedzialność za zadania w projekcie. Będąc mentorem mniej doświadczonego kolegi, rozwija umiejętności  menedżerskie i myślenie strategiczne. Może popatrzeć na swoją pracę z innej perspektywy i poszukać lepszych rozwiązań. Łatwiej tworzyć nowe, niestandardowe rozwiązania, jeśli zespół ma jeden wspólny cel, ale zarazem każdy indywidualnie może przyjąć  odpowiedzialność za swoje zadania.

Dla klienta praca naszego tandemu przełożyła się na dotrzymanie terminów harmonogramu oraz staranne, dwukrotne sprawdzenie (double check)  dokumentacji i schematów. Dodatkowo zatrudnienie w projekcie juniora zmniejszyło ryzyko szybkiej utraty pracownika-seniora, a tym samym utraty know-how.

Coraz wyraźniejsze niedobory specjalistów z branży IT, rosnące koszty ich rekrutacji i zatrudniania  to dla organizacji konieczność zweryfikowania podejścia do kandydatów z doświadczeniem juniorskim. Seniorzy mogą przebierać w ofertach nie tylko z polskich firm, “dobija się” do nich również globalny rynek pracy, co stawia wiele firm w obliczu presji. Czy w takiej sytuacji warto dać szansę juniorom? Nasze tandemy udowadniają, że tak. Junior, który rozwija się pod okiem seniora, szybko zdobędzie seniorskie doświadczenie, w dodatku mocno osadzone w kulturze organizacji.

Organizacje agile’owe już widzą konieczność i sens inwestowania w juniorów. Rozumieją, że dzięki takiemu podejściu mogą się dalej rozwijać. Dzięki temu zdobywają przewagę rynkową i rzeczywiście kreują świat transformacji technologicznej.