Poniższy tekst stanowi część ebooka „Praca zdalna. Nietypowy (nie)poradnik dla managerów IT”, w którym zebrałem doświadczenia z Craftware i innych organizacji pracujących w modelu home office, a także z agencji rekrutacyjnych i NGO’s. Rozmawiałem z programistami i liderami zespołów. Opierałem się również na badaniach rynku lub materiałach z zakresu zarządzania projektami.

Starałem się przedstawić typowe sposoby rozwiązywania najczęstszych problemów lub wskazać konkretne przykłady zastosowań danych metod. Należy jednak pamiętać, że każda organizacja ma swoją specyfikę, dlatego moje diagnozy, mimo iż czasem dość generyczne, nie mają charakteru uniwersalnego. Czasem jest to jedynie skierowanie uwagi czytelnika na aspekty, które łatwo umykają przy zmianie modelu pracy z biurowego na zdalny lub takie, które uważamy za oczywiste.

Skuteczna praca zdalna wymaga dostosowania, zarówno osobistego, jak i w wymiarze całej organizacji. Zacznijmy od tego pierwszego: co możemy zrobić we własnym zakresie, aby nie wpaść w pułapki, które wiążą się z większą swobodą pracy z domu?

Najważniejsza wydaje się odpowiedź na pytanie: Co się właściwie zmienia?

Zarówno manager (dowolnego szczebla), jak i szeregowy pracownik, powinni zdawać sobie sprawę, że w pracy zdalnej pojawia się więcej wolności i elastyczności, ale kosztem nowych typów rozpraszaczy, utrudnionej komunikacji oraz wyzwań procesowych.

Jak radzić sobie z wolnością i nieznanymi dotąd rozpraszaczami? Skuteczny manager będzie starał się zrozumieć, z czym mogą zmagać się pracownicy, którym przyjdzie się odnaleźć w nowej rzeczywistości. Znając ich problemy, a także obserwując własne odczucia, łatwiej będzie mu zarówno przygotować załogę na tę próbę, jak i stworzyć odpowiednie procesy, które zapobiegną powstawaniu większych problemów.

 

Jak radzić sobie z wolnością?

Wolność można rozumieć na wiele sposobów. Może to być elastyczne podejście do godzin pracy – jeśli tylko nasze zadania nie wstrzymują innych osób – ale może być to również brak umiejętności zmotywowania się do pracy. Wolność to także święty spokój, który w domu nie zawsze jest gwarantowany.

Podsumowując swoje dotychczasowe obserwacje mogę powiedzieć jedno (przepraszam z góry za ten truizm): każdy musi opracować sobie własny rytm.

Wiem, brzmi to jak kołczingowa porada, która nie wnosi absolutnie nic, ale w tym przypadku ta myśl prowadzi do konkretnych wniosków.

 

Ostrożnie z poradnikami

Licznie ukazujące się po wybuchu pandemii poradniki o organizacji pracy zdalnej w stylu “podziel dzień na ileś części, zorganizuj sobie biurko w określony  sposób, siedź przodem albo bokiem do okna itd” zostały, niestety, najczęściej wyprodukowane przez osoby, nie mające zbyt wiele do czynienia z pracą zdalną na co dzień. Szanując pracę tych osób, warto zdać sobie sprawę, że większość z tych porad jest kompilacją innych, podobnych tekstów pisanych również na potrzeby RTM (real time marketing) lub żeby wrzucić coś na czasie na bloga czy stronę internetową.

W ten sposób można stworzyć dowolną ilość treści wyglądających na fachowe, lecz niestety często oderwanych od rzeczywistości czy po prostu skutecznych w wąskiej grupie. Zalecam więc traktować je krytycznie i raczej jako zwrócenie uwagi na poszczególne zagadnienia, które następnie sami przeanalizujemy pod kątem nas i naszego zespołu.

 

Każdy ma własne preferencje

Jeden lubi sam sobie organizować czas, inny woli, gdy ktoś nad nim stoi. Dlatego często można usłyszeć obawę, że wydłużająca się praca z domu prowadzi do spadku efektywności z powodu rozluźnienia dyscypliny. To bardzo realne zagrożenie, obserwowałem je wielokrotnie u siebie i w swoich zespołach. Nikt nie daje gwarancji, że wolność komukolwiek wyjdzie na dobre. Różnie być może i taka jest jej cena.

Choć to nieco brutalne sprowadzenie na ziemię, nie musi być ono przesadnie   obciążające. Są sposoby na utrzymanie samodyscypliny. Z pomocą przychodzi np. scrum czy inne metodyki zwinne. W dużym skrócie, jednym z kluczowych elementów zwinności jest częste dostarczanie efektów pracy i ich weryfikacja.

Jak to wygląda w praktyce? Otóż zobowiązujemy się do dostarczenia konkretnego gotowego elementu w dość krótkim terminie, np. w czasie jednego sprintu. W trakcie  sprintu może to być tak zwane user story, które da się wykonać np. w 2-3 dni.

Oznacza to, że cały czas mamy określone zobowiązanie, które wymaga od nas dostarczenia czegoś w najbliższym okresie. Nie musi to być ogromna ilość pracy, ale  konkretny element całości. W moim przypadku świadomość, że do środy powinienem coś wykonać jest wystarczająca, żeby zabrać się za to np. we wtorek.
Nie pomylmy jednak częstych zobowiązań o krótkim terminie realizacji z tyranią i eksploatacją pracowników. Dane zobowiązanie musi być wykonalne, ocenione przez pracownika, ale także nie obarczone zbyt dużą sankcją za opóźnienie. Czyli jeśli nie uda mu się dotrzymać terminu, nie spotka go kara. Zamiast tego wspólnie zastanowimy się, co wpłynęło na taką sytuację i jak możemy dostosować nasz proces na przyszłość. To powoduje, że pracownik jednocześnie ma świadomość swoich obowiązków, ale nie żyję w stresie i strachu o własną posadę.

 

Kluczowe są obserwacja i autorefleksja

Jeżeli widzę, że dobrze pracuje mi się wieczorem (np. ten fragment tekstu powstaje w niedzielę o godzinie 23:07) albo odwrotnie – że rano mam przypływ energii, to układam sobie dzień w taki sposób, aby wykorzystać moje mocne strony.

Rolą dobrego managera jest stworzenie procesów ogólnoorganizacyjnych, aby poszczególni pracownicy mogli wykorzystywać swoje preferowane godziny pracy, co zwiększa nie tylko ich efektywność, ale i zadowolenie. Rytm dnia często wyznaczają nam spotkania czy współpraca z innymi członkami zespołu, więc nie mamy pełnej elastyczności. Ale to nie oznacza, że cały nasz dzień jest od A do Z zdeterminowany przez charakter pracy. Zastanówmy się, czy naprawdę musimy zebrać wszystkich na wszystkie spotkania, czy zawsze dany termin dostarczenia czegoś jest tak naprawdę wymagany itd. Im mniejsze obciążenie stałymi punktami wymagającymi obecności czy pracy w danej chwili, tym łatwiej zespołowi wypracować własny rytm, który zawsze będzie lepszy od sztywnego, ustandaryzowanego podejścia.

Zaskakująco mało osób pod koniec dnia zadaje sobie pytanie “Jak mi dziś poszło w pracy? Co poszło nie tak? Co można było zrobić inaczej?”

Jak jest w moim przypadku? Między godziną 9.00 a 10.00 walczę o przetrwanie. Skupiam się głównie na tym, aby dożyć do 11:00, kiedy mój mózg powoli budzi się do życia. Natomiast gdy moi koledzy idą spać, ja siadam do pracy, którą mogę wykonać samodzielnie. Dzięki tej wiedzy mogę ułożyć sobie dzień, nie robiąc nikomu problemów. Praca w nocy pozwala mi na to, aby rano robić niewiele.

Pobierz cały e-book o pracy zdalnej

Praca zdalna_e-book

Autor
  • Piotr Majak
  • Senior Project Manager / Project Management Team Leader
  • Project Management Team Leader. Zajmuje się zarządzaniem projektami od 2013 roku. Swoje doświadczenie zdobywał w dużych korporacjach, startupach oraz organizacjach pozarządowych (NGOs), pełnił m.in. rolę Project Managera, Program Managera, PMO, Lidera Zespołu, Scrum Mastera, Delivery Managera oraz Management Consultanta.

    Absolwent Prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, posiadacz certyfikacji m.i. PMI Project Management Professional (PMP), uczestnik oraz prowadzący wielu szkoleń z zakresu transformacji cyfrowej i zarządzania projektami.

    W pracy ceni znajomość metodycznych podejść oraz umiejętność dostosowania teorii do praktyki.

Opracowanie redakcyjne:
Anna Sawicka
Opracowanie redakcyjne
Aleksandra Pasek
Korekta językowa