W metodykach kaskadowych, takich jak Prince2, PMI czy ITIL, konieczność zarządzania ryzykiem jest szczególnie widoczna, ponieważ stanowi jeden z obszarów wiedzy. Natomiast w projektach zwinnych, prowadzonych np. w Scrumie czy Kanbanie, ryzyko jest przedstawiane w zupełnie inny sposób, przez co wielu Project Managerów oraz Scrum Masterów (zwłaszcza początkujących) może nie dostrzegać konieczności dodatkowych procedur w kwestii wykrywania, planowania oraz radzenia sobie z wydarzeniami, których nie da się przewidzieć.

W niniejszej mini serii omówię narzędzia, które powinny być znane każdemu, kto odpowiada za rezultat projektu i gdzie, moim zdaniem, leży złoty środek pomiędzy formalizmem a zwinnością.

Co to jest ryzyko?

Ryzyko z samej swojej natury może się nigdy nie zrealizować, co gorsza – często nie wiadomo, czy to dlatego, że zrobiliśmy coś, aby temu zapobiec, czy nie.

Zacznijmy od podstaw – czym jest ryzyko i po co nim zarządzać?

Ryzyko wg definicji PMBOK , to niepewne zdarzenie lub stan, który w razie zaistnienia wywoła pozytywne lub negatywne skutki względem jednego lub wielu celów projektu. Pierwsze, co rzuca się w oczy, to fakt, że jest to zdarzenie niepewne. W przeciwieństwie do zdarzeń pewnych, jak np. termin (a także śmierć i podatki).

Mniej oczywiste jest natomiast to, że istnieją ryzyka pozytywne – zwyczajowo nazywamy je szansami. Np. jest szansa, że dołożenie jeszcze 10 funkcjonalności do aplikacji nie spowoduje, że będzie ona wolniej działać, albo że uda nam się dostarczyć coś jeszcze w tym miesiącu, jeżeli nie przeszkodzą nam w tym spotkania itp.

Ryzyka pozytywne to nie tylko semantyka i kolejny sztuczny, pseudonaukowy podział, to przede wszystkim przypomnienie zespołom, aby skupiając się na zwalczaniu zagrożeń, nie zapominały o niepozostawianiu szans szczęściu czy przypadkowi.

 

Po co zarządzać czymś, co nie istnieje i przeważnie najlepiej, aby nigdy nie zaistniało?

Nie ma sensu zagłębiać się zbytnio w sam sens zarządzania ryzykiem. Oczywiste jest, że planując jakiekolwiek przedsięwzięcie, choćby tylko wyjście na spacer, warto zastanowić się, czy wziąć ze sobą parasol. Podobnie jest w projekcie: liczenie na wieczne szczęście czasem się opłaca, jednak długofalowo doprowadzi do poważnych konsekwencji.

Jednak ze względu na fakt, że przewidywanie ryzyk i zapobieganie ich występowaniu bywa  czasochłonne i drogie (i z reguły takie jest), wielokrotnie ulegamy pokusie, aby odsunąć  negatywne myślenie i skupić się na tym, co uznajemy za realną wartość produktu.

 

Komu zatem zależy na zarządzaniu ryzykiem, a komu powinno zależeć?

Powinno zależeć każdemu, a komu realnie zależy to osobny temat. Czasami nie zależy nikomu. Ten paradoks ma niestety głębokie uzasadnienie w krótkofalowych interesach poszczególnych osób zaangażowanych w dane przedsięwzięcie.

W klasycznym projekcie IT zespół deweloperski ma ”dostarczyć produkt przed czasem, poniżej budżetu, o wystarczającej jakości”. Podstawowym interesem wykonawcy jest realizacja całości prac, bez przesadnego przemęczania się.  Nie można mieć też za złe pracownikom, że robią to, o co się ich prosi, zazwyczaj najlepiej, jak potrafią. Często naświetlanie potencjalnych problemów uchodzi za marudzenie lub niepotrzebne negatywne podejście. W obecnej kulturze pracy, szczególnie korporacyjnej, łatka szukającego problemów jest ciężkim brzemieniem i potrafi skutecznie zahamować rozwój kariery.

W związku z powyższym, teoretycznie to szeroko pojęty management powinien myśleć o ryzykach. Ostatecznie to jego przedstawiciele ponoszą negatywne konsekwencje ewentualnych zdarzeń. W rzeczywistości , zazwyczaj nikt o tym nie myśli: zabezpieczenie przed wystąpieniem ryzyka to czas, praca i pieniądze, które trzeba jakoś uzasadnić, czego pozytywnym rezultatem będzie to, że NIC się nie stanie.

Mierni managerowie skupiają się na komunikacji sukcesów, grzebaniu zagrożeń i szukaniu winnych w razie porażek, natomiast klient często nie zdaje sobie sprawy z ich rozmiarów i liczby lub – nie posiadając konkretnej wiedzy – ma tendencję do spłycania problemu.

Biznes to ryzyko: zabezpieczenie się przed wszystkim spowoduje, że projekt będzie ciągnął się w nieskończoność i stanie się nieopłacalny, a produkt – przestarzały, nim trafi na rynek. O tym, jak łatwo ponieść porażkę wdrażając projekt IT pisaliśmy w Jak ponieść porażkę, wdrażając w firmie nowy projekt IT? Dlatego właśnie ryzykiem się zarządza, a nie tylko mu zapobiega. Dość często dobrym rozwiązaniem jest zaakceptowanie ryzyka, jednak jeżeli nie mamy odpowiedniej wiedzy i procedur z tym związanych, nasze postępowanie nie jest decyzją biznesową, a zwykłym hazardem.

 

Podsumowanie

Dobry manager powinien umieć już na początku projektu zidentyfikować podstawowe ryzyka, wytłumaczyć klientowi/właścicielowi projektu konieczność cyklicznej obserwacji i inwestycji w proces zarządzania nimi, a także stworzyć rezerwę w budżecie, którą posłuży się w razie wypadku.

W następnych artykułach z tej serii opowiem więcej o rodzajach ryzyk, technikach identyfikacji i o wycenie ryzyka w budżecie projektu.

Pobierz e-book, który napisał Piotr

Praca zdalna_e-book

Autor
  • Piotr Majak
  • Senior Project Manager / Project Management Team Leader
  • Project Management Team Leader. Zajmuje się zarządzaniem projektami od 2013 roku. Swoje doświadczenie zdobywał w dużych korporacjach, startupach oraz organizacjach pozarządowych (NGOs), pełnił m.in. rolę Project Managera, Program Managera, PMO, Lidera Zespołu, Scrum Mastera, Delivery Managera oraz Management Consultanta.

    Absolwent Prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, posiadacz certyfikacji m.i. PMI Project Management Professional (PMP), uczestnik oraz prowadzący wielu szkoleń z zakresu transformacji cyfrowej i zarządzania projektami.

    W pracy ceni znajomość metodycznych podejść oraz umiejętność dostosowania teorii do praktyki.

Opracowanie redakcyjne:
Ania Sawicka
Redakcja tekstu
Ola Pasek
Korekta językowa
Podobał Ci się mój artykuł?
Jeśli nie widzisz formularza, spróbuj wyłączyć adblocka.

Jeśli tak, zapraszam Cię do grona najlepiej poinformowanych czytelników bloga. Dołącz do naszego newslettera, a nie ominą Cię żadne nowości.