Prowadzisz firmę. Biznes rośnie, zdobywasz nowych klientów, zatrudniasz kolejnych pracowników. Niby wszystko idzie w dobrym kierunku ale nie wiesz jak pracują Twoi handlowcy, panuje chaos komunikacyjny, leady zamiast zmieniać się w rozgrzane coraz częściej pozostają zimne. Potrzebujesz CRM-a, systemu, który usprawni Twoją pracę. Tylko jak znaleźć rozwiązanie odpowiadające Twoim potrzebom i zaufanego dostawcę, który pomoże we wdrożeniu? Poznaj 7 kroków, które przybliżą Cię do skutecznego wdrożenia CRM-a w Twojej firmie.

1. Nie wszystko na raz

Najczęstszy scenariusz wygląda tak – klient spisuje wszystkie pomysły dotyczące rozwiązania, którego potrzebuje. Gotowy dokument, liczący setki stron, wysyła w rynek z pytaniem: za ile i na kiedy możecie mi to wykonać? Najczęstsze odpowiedzi to: za kilkanaście milionów, realizacja projektu w ciągu 5 lat. Jak się łatwo domyślić, pytający nie jest zadowolony z odpowiedzi i często rezygnuje z projektu.

Jak zatem podejść do wyceny, aby nie zniechęcić się na samym początku? Wybierz najbardziej palące problemy i ustal minimalny zakres usług (Minimum Valiable Product), który przyniesie korzyść. Pracuj metodą małych kroków. Dzięki temu szybko zauważysz efekty i będziesz mieć zapał do dalszej pracy.

 

2. Zaangażuj kluczowych interesariuszy i beneficjentów

Kolejną ważną rzeczą jest wyłonienie wszystkich osób z firmy, które powinny mieć wpływ na funkcjonalności wdrażanego narzędzia. Pozwoli to uniknąć sytuacji, kiedy w trakcie prac do projektu dołączy nowy interesariusz i je zablokuje, ponieważ jego potrzeby nie zostały wcześniej wzięte pod uwagę. Mijają tygodnie przestoju w projekcie, a Ty na nowo określasz jego zakres. Chyba nikt z nas nie chciałby znaleźć się w takiej sytuacji.

 

3. Poznaj cele biznesowe swojego klienta

Zdarza się, że w trakcie przygotowywania wymagań i konsultacji między działami, tak pochłaniają nas formalności, że tracimy z oczu to co najważniejsze – cele biznesowe. To one są kołem napędowym całej machiny związanej z wdrożeniem systemu CRM.

Jeśli nie będziemy o nich pamiętali na każdym etapie prac, weryfikowali ich i uszczegóławiali, to może się okazać, że wdrożymy system zgodny z wytycznymi działu IT, za środki, które były na ten cel przeznaczone, ale nie spełniający oczekiwań i potrzeb biznesu.

 

4. Oddaj władzę nad projektem biznesowi

Dlaczego to biznes powinien odpowiadać za projekt? To proste – bo to on będzie korzystał z jego efektów. Oczywiście produkt owner powinien mieć wsparcie project managera (czyli przedstawiciela strony IT), ale ciężar prac analitycznych, planowania, odbioru kolejnych etapów, powinien być w gestii reprezentanta biznesu.

Product ownerowi doradza konsultant dostawcy, który doskonale zna narzędzie. Potrafi podpowiedzieć, które funkcje wybranego rozwiązania i w jakiej kolejności należy wdrażać, aby efekt końcowy odpowiadał celom biznesowym.

 

5. Wybierz ambasadorów

Kim są ambasadorzy? To ludzie z różnych działów od początku zaangażowani w projekt, którzy rozumieją cel biznesowy wprowadzanych zmian i pomagają zarządowi w eksponowaniu korzyści z wdrożenia nowego narzędzia pozostałym pracownikom firmy. Dzięki włączaniu takich osób, rośnie szansa na powodzenie projektu i wysoką adopcję systemu. Przyszli użytkownicy narzędzia będą dostrzegać jego wartość i chętniej z niego korzystać.

 

6. Zadbaj o współpracę IT i biznesu

Tym, o co należy dbać na każdym etapie trwania projektu, jest ścisła współpraca między Biznesem a IT. Najczęściej działy te nie współpracują i mają osobne punkty widzenia. Każdy dba o swoje potrzeby, przez co umyka szerszy obraz, czyli cele biznesowe całej organizacji, która finalnie ma czerpać korzyści z wdrożonego rozwiązania. IT musi przygotować plan architektury i integracji z pozostałymi systemami, a biznes powinien się koncentrować, wraz z partnerem wdrożeniowym, na tworzeniu zakresu implementacji na podstawie wytyczonych celów. Sprawdź również jakich błędów unikać przy wdrożeniu systemu CRM.

 

7. Done is better than perfect

Ostatnia i chyba najważniejsza rada. Zapewne każdy z nas chciałby pracować w idealnym środowisku, na idealnych systemach, w idealnym otoczeniu biznesowym. Jednak doprowadzenie do takiej sytuacji jest zwyczajnie niemożliwe. Zamiast więc tracić czas na doszlifowywanie do perfekcji każdego elementu projektu, lepiej wdrożyć możliwie szybko rozwiązanie przynoszące korzyść biznesową (MVP) i zacząć na nim zarabiać. Czasami jest to możliwe już w kilka tygodni od startu projektu. Kiedy już się to wydarzy, możemy je udoskonalać i dodawać kolejne elementy, które sprawią, że korzyści te będą coraz większe.

Autor

  • Jacek Zawłocki
  • Architekt IT, prezes i współzałożyciel Craftware
  • Doświadczony konsultant ds. transformacji cyfrowej i CRM, architekt rozwiązań i integracji. Doskonale zna i rozumie potrzeby biznesu oraz wyzwania stojące przed nowoczesnymi przedsiębiorstwami w erze rewolucji cyfrowej. Uważa, że kluczowe dla powodzenia projektu w organizacjach jest zwinność i umiejętność dostosowania się do zmieniających się oczekiwań biznesu.

    Nadrzędną rzeczą, którą kieruje się w swojej pracy to maksymalizacja wartości dostarczana klientowi. Dzięki temu zbudował zwinną i skuteczną organizację skupioną na sukcesie swoich partnerów biznesowych.

Podobał Ci się mój artykuł?

Jeśli tak, zapraszam Cię do grona najlepiej poinformowanych czytelników bloga. Dołącz do naszego newslettera, a nie ominą Cię żadne nowości.