10 pytań, które pomogą Ci wybrać najlepszy CRM

1. Co przeszkadza Ci w obecnej pracy?

Pierwszym krokiem do wyboru idealnego dla Ciebie systemu CRM jest zidentyfikowanie bolączek, z którymi mierzysz się w pracy. Zadaniem nowego narzędzia będzie bowiem ich wyeliminowanie, a przynajmniej zminimalizowanie. Usiądź wygodnie i stwórz listę wszystkich rzeczy, które przeszkadzają Ci na co dzień. Im dłuższa lista tym lepiej, bo znaczy to, że jesteś świadomy swoich potrzeb. ?

2. Jakie wymagania musi spełniać CRM?

Jeśli nie wiesz jakie wymagania powinien spełniać Twój CRM to skorzystaj z metody MoSCoW. Jest to technika priorytetyzacji wykorzystywana w analizie biznesowej i przy tworzeniu oprogramowania. Ma na celu osiągnięcie wspólnego zrozumienia pomiędzy interesariuszami, co do znaczenia jakie ma dla nich zrealizowanie każdego z wymagań. Odpowiedz na pytania:

1. Które wymagania MUSI spełniać wybrane rozwiązanie?
2. Które wymagania POWINIEN MIEĆ wybrany system?
3. Które wymagania MOŻE MIEĆ wybrane narzędzie?
4. Których wymagań NIE BĘDZIE POSIADAŁO zaimplementowane rozwiązanie?

Istotne jest, aby w analizie wzięli udział wszyscy interesariusze. Jej efektem będzie kompromis potrzeb i oczekiwań wielu osób. Powinien on zostać zakomunikowany na początku prac planistycznych i zaakceptowany przez beneficjentów systemu. Pomoże to uniknąć sytuacji wdrożenia systemu, z którego korzysta jedna osoba – jego pomysłodawca.

3. Jakie są Twoje priorytety?

Zdarza się, że lista wymagań jest dosyć długa, a budżet którym dysponujemy – niewystarczający. Nie martw się, z tym również można sobie poradzić. Wypisz wszystkie funkcje, które musi spełniać Twój wymarzony CRM, a następnie nadaj im priorytety. Istnieją systemy, które można budować modułowo np. Salesforce. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby wdrażać rozwiązanie etapami – od najbardziej podstawowych i oczekiwanych funkcji, po bardziej rozbudowane, gdy pojawi się dodatkowy budżet. Metoda małych kroczków to sprawdzony sposób wdrażania systemów IT, oparty na zwinnych metodach zarządzania. Więcej na ten temat możesz przeczytać w artykule 7 kroków do skutecznego wdrożenia CRM.

4. Jakich funkcji potrzebujesz?

System CRM może pełnić różne funkcje. Najbardziej podstawowa to budowanie wiedzy o kontrahencie – przestrzeń, w której gromadzisz historię kontaktu z klientem, zgłoszonych spraw, obsłużonych reklamacji, informacji o podjętych aktywnościach czy datach podpisanych umów. Kolejna funkcja to planowanie. Dobry CRM pomoże Ci zaplanować Twój dzień – podpowie z którymi klientami powinieneś się skontaktować oraz jakie aktywności podjąć, aby poszerzyć lejek sprzedaży. To narzędzie, które pomaga świadomie zarządzać czasem. Kolejna funkcja CRM to analityka – niezwykle pomocna, choć zbyt rzadko wykorzystywana. CRM może być narzędziem do prognozowania sprzedaży, monitoringu prowadzonych kampanii i ich efektów czy analizy profilu naszych klientów oraz długości cyklu sprzedaży.

5. Jakie wskaźniki chcesz monitorować?

CRM daje możliwość monitoringu pod różnym kątem. Chcesz wiedzieć jak wygląda lejek okazji sprzedażowych lub wskaźnik konwersji leada? A może interesują Cię wybrane okazje sprzedażowe sumarycznie i w podziale na zatrudnionych handlowców? Zastanów się, które wskaźniki chcesz monitorować, aby być bardziej efektywnym. Wyznacz te, które pomogą wspierać decyzje dotyczące podjęcia kolejnych działań lub modyfikacji dotychczasowych.

6. Czy będziesz korzystał z systemu na urządzeniach mobilnych?

Nie od dziś wiadomo, że praca handlowca wymaga mobilności. Możesz nosić ze sobą laptopa, ale to ciężkie i mało wygodne rozwiązanie. W dzisiejszych czasach to nawet niepotrzebne, bo zawsze przy sobie masz smartfona. Czy nie prościej zatem udostępnić dane z CRM na małe, zwinne urządzenie, które masz w swojej kieszeni? Zapewnia to nie tylko komfort pracy, ale również dostęp do aktualnych danych, niezależnie od pory dnia i miejsca, w którym się znajdujesz. To co – przyda Ci się CRM na smartfonie?

7. Czy chcesz analizować zebrane dane?

Idziesz na spotkanie z przełożonym. Musisz przygotować raporty prezentujące wyniki działu sprzedaży. Chcesz wiedzieć, jak wygląda sprzedaż w podziale na handlowców i produkty, w porównaniu do poprzedniego kwartału albo roku. Chcesz wybrać, czy raport będzie w formie tabeli czy wykresu graficznego. Zestawienie powinno generować się za pomocąkilku kliknięć, bez konieczności zmian konfiguracyjnych w całym systemie.

Raporty to jedna z ważniejszych funkcji CRM niezbędna do mierzenia sprzedaży i analizy podejmowanych działań. Dobrze przemyśl, jakie możliwości generowania tych zestawień powinien mieć wybrany CRM.

8. Czy system ma być skalowalny?

Dzisiaj zatrudniasz czterech handlowców, ale widzisz że Twoja firma prężnie się rozwija. Twoje plany zakładają, że za dwa lata podwoisz liczbę klientów, a za pięć – będziesz jednym z liderów w Twojej branży. Co to ma wspólnego z systemem CRM? Powinieneś przemyśleć, jakie rozwiązanie będzie dla Ciebie najlepsze. Możesz wdrożyć narzędzie dostosowane do Twoich obecnych potrzeb lub wybrać takie, które będzie rozwijało się razem z Twoją organizacją.

9. Nowoczesny wygląd ma znaczenie?

CRM kojarzy Ci się z siermiężnymi tabelkami pełnymi danych, których nie można w łatwy sposób filtrować? Zapomnij o tym! Na rynku jest wiele nowoczesnych rozwiązań, które w przejrzysty i nowoczesny sposób prezentują informacje. Dołóż do tego możliwość zbudowania widoku 360 stopni na klienta (czyli wzbogacenia jego rekordu wszystkimi potrzebnymi dla Twojego biznesu danymi) i przyjemność korzystania od razu plasuje się na wysokim poziomie. Proste, intuicyjne, kolorowe i wymagające małej liczby kliknięć – czego chcieć więcej? Przekonaj się jak prosty w użyciu może być CRM – wypróbuj wersję demo Salesforce.

10. Czy przydadzą Ci się nowoczesne narzędzia?

CRM można wdrożyć w oparciu o podstawowe funkcjonalności. Jednak jeśli chcesz być na czasie i lubisz korzystać z nowoczesnych narzędzi, a ponadto chcesz, aby CRM wspierał Cię w niestandardowych działaniach, to istnieją rozwiązania, które Ci w tym pomogą. Live czaty, automatyczne wypełnianie danych w ofertach, natychmiastowe wystawianie faktur, narzędzia do komunikacji ze współpracownikami – to tylko niektóre z możliwości. To, czy będą pomocne w Twojej organizacji, zależy tylko od Ciebie.