Od zaprogramowania po utrzymanie, czyli ile człowieka w RPA?

Wybór technologii oraz proof of concept (PoC)

Przygotowanie do wdrożenia RPA oznacza przede wszystkim weryfikację możliwości tej technologii w przypadku konkretnej organizacji i odpowiedź na pytanie, czy roboty zostaną z nami na dłużej. To dlatego tak ważny jest zespół, który w ramach PoC lub wdrożenia pilotażowego dokona wyboru platformy oraz wskaże procesy biznesowe, będące przedmiotem automatyzacji.

Przedstawiciele biznesu w tym zespole powinni wykazać się znajomością i rozumieniem procesów biznesowych oraz sposobów realizacji zadań, które się na nie składają. Do nich też należy ocena środków, które będą zaangażowane w planowane przedsięwzięcie oraz przybliżonych wolumenów transakcji.

Zadaniem osób z ramienia IT, w trakcie tej fazy, jest weryfikacja pod kątem bezpieczeństwa rozważanych platform RPA (odpowiednie certyfikaty, sposób przechowywania kluczy, autentykacja, autoryzacja) oraz ich zgodności ze standardami architektury systemów IT w organizacji. Reprezentanci działu IT wspierają poza tym osoby budujące roboty –  dzielą się wiedzą na temat technologii oraz sposobu działania aplikacji biznesowych, na których operować będą cyfrowi pracownicy (roboty).

Dobór osób zaangażowanych w budowę pierwszych robotów zależy od przyjętej strategii automatyzacji.

• W przypadku insourcingu sprawdzą się specjaliści, którzy łączą wiedzę na temat przebiegu automatyzowanych procesów biznesowych ze znajomością podstaw obsługi komputera (Word, Excel, www) oraz podstaw programowania (zmienne, pętle, sterowanie programem), nie muszą to być jednak developerzy. Przed przystąpieniem do fazy PoC warto przeprowadzić dla tych osób kurs z podstaw obsługi wykorzystywanej platformy RPA.
• W przypadku outsourcingu udział IT można ograniczyć do kwestii związanych z zapewnieniem dostawcy dostępu oraz odpowiednich uprawnień do systemu, niezbędne jest jednak przekazanie mu szczegółowych informacji na temat realizowanego procesu.

W dalszej części skupimy się na planowaniu pracy w wariancie insourcingu lub też mieszanego modelu budowy robotów (klient + dostawca usług budowy robotów) oraz tworzenia centrum kompetencji RPA. Warto, aby w zespole projektowym znalazły się osoby z umiejętnościami analitycznymi i łatwością rozwiązywania problemów, otwarte na nowe koncepcje i technologie. Są to bowiem naturalni kandydaci do tworzenia Centrum Kompetencji RPA (CoE/CoC).

Faza wyboru procesów oraz budowy robotów

Roboty budowane w ramach fazy PoC lub pilotażu są zazwyczaj mniej złożone niż te, z którymi mamy do czynienia na późniejszych etapach wdrożenia i eksploatacji technologii RPA. Dlatego też, w trakcie selekcji kolejnych procesów do automatyzacji, istotna jest przekrojowa znajomość organizacji i charakteru pracy poszczególnych działów. Pozwoli to na szybszą i – co ważne – bardziej skuteczną selekcję kolejnych procesów i zadań do robotyzacji. Dzięki temu łatwiej jest uniknąć pułapek przy implementacji robotów w realizacji taktycznych zadań i połączyć je w dłuższe procesy. Pomocne przy tym są komponenty platform automatyzacyjnych, jak na przykład UiPath Apps.

Rosnąca złożoność i skala objętych wdrożeniem procesów, a także korzystanie z robotów w obrębie środowiska produkcyjnego wpływają ponadto na konieczność przeprowadzenia testów – tak samo, jak dla każdego innego wdrożenia lub aktualizacji platformy programowej. Istotne jest więc wdrożenie standardów podobnych do tych, z których korzystają zespoły budujące oprogramowanie. Wkład osób oddelegowanych ze strony IT wydaje się być kluczowy dla takich działań, jak definiowanie standardów tworzenia robotów (nazewnictwo komponentów, obsługa wyjątków, optymalne podejście do przetwarzania dużych wolumenów danych) oraz weryfikacja poprawności ich działania.

Utrzymanie robotów w środowisku produkcyjnym

Właściwie przeprowadzona faza PoC powinna zakończyć się decyzją o wyborze konkretnej technologii RPA oraz przygotowaniem listy procesów do automatyzacji w najbliższej przyszłości, z uwzględnieniem pierwszego procesu lub procesów, gotowych do wdrożenia w środowisku produkcyjnym.

Tak jak podczas innych wdrożeń, również w przypadku RPA o sukcesie decydującą pierwsze dni lub tygodnie eksploatacji rozwiązania. W tym okresie prawdopodobieństwo wystąpienia problemów jest najwyższe. Niezbędne jest wyznaczenie (i przeszkolenie) osoby, która będzie nadzorować roboty działające w środowisku produkcyjnym – jej rola na tym etapie jest na tyle istotna, że powinna posiadać nie mniejszą niż programista RPA wiedzę na temat wdrożonego rozwiązania lub mieć stały kontakt z osobami zaangażowanymi w tworzenie kodu robota. Na początku przygody organizacji z technologią RPA obie role może pełnić jedna osoba, jednak wraz ze wzrostem liczebności zautomatyzowanych procesów przestaje być to możliwe. Roboty są przecież w stanie pracować bez przerwy przez całą dobę, siedem dni w tygodniu!

Pierwsze dni eksploatacji robotów w środowisku produkcyjnym najprawdopodobniej pomogą też wykryć przypadki biznesowe nieuwzględnione w trakcie analizy poprzedzającej wdrożenie. Ścisła współpraca osoby nadzorującej roboty, programisty RPA oraz przedstawiciela biznesu pozwoli na weryfikację automatyzacji oraz przygotowanie uzasadnienia biznesowego (business case) dla uzupełnienia kodu robota o obsługę nowych zadań.

Działalność Centrum Kompetencji RPA

Wdrożenie technologii RPA, wzrost jej znaczenia w organizacji oraz pojawienie się innych form automatyzacji procesów powodują, że niezbędne jest powołanie dla nich komórki kompetencyjnej: CoC/CoE (Center of Competence/Center of Excellence). Jest to zespół, który czuwa nie tylko nad utrzymaniem istniejących już rozwiązań, ale także poszukuje nowych technologii oraz możliwości ich zastosowania – aby poprawić efektywność całej organizacji. Powołanie takiego zespołu pomaga usprawnić przepływ informacji i uporządkować procedury, odnosząc je zarówno do wewnętrznej polityki firmy, jak i regulacji branżowych.

Przeczytaj również: Jak wybrać pierwsze procesy do automatyzacji w RPA?

W ramach Centrum Kompetencji możemy wyróżnić następujące role:

• RPA Project/Program Manager, Manager Centrum Kompetencji RPA – jest odpowiedzialny za kontakt ze Sponsorem w organizacji oraz realizację prac, począwszy od budowy zespołu po przekazanie robotów do eksploatacji, często też pełni rolę ambasadora automatyzacji w organizacji (Change Manager);
• Architekt Rozwiązań RPA – jego rolą jest zdefiniowanie standardów technicznych dla budowy rozwiązań RPA oraz współpraca z zespołem infrastruktury (przedstawiciele zespołu infrastruktury mogą zasilić szeregi Centrum Kompetencji RPA);
• Programista RPA – projektuje, implementuje oraz testuje roboty i ich komponenty, w przypadku mniejszych zespołów może też pełnić rolę analityka procesowego (jeśli posiada odpowiednie predyspozycje);
• Nadzorca zautomatyzowanych procesów – odpowiada za planowanie uruchomień robotów oraz realizowane przez nie procesy biznesowe, w przypadku mniejszych zespołów może również pełnić funkcję pierwszej linii wsparcia dla użytkowników.

Podsumowanie

Jak widać, wdrożenie RPA wiąże się z utworzeniem nowych stanowisk pracy, a często także całych struktur w organizacji. Działania te stanowią bez wątpienia koszt dla firmy i musi on zostać uwzględniony na początku projektu. Warto jednak potraktować go jako inwestycję, która pozwoli firmie uzyskać wymierne korzyści biznesowe oraz otworzyć przed pracownikami zupełnie nowe możliwości rozwoju zawodowego.

Zgadzasz się z takim podejściem? Myślisz o automatyzacji pierwszych procesów w firmie?