Co brać pod uwagę, wybierając platformę RPA?

Zacznijmy od ludzi

Fundamentalnym elementem każdego przedsięwzięcia są ludzie – dostępność zaangażowanego i kompetentnego zespołu, który będzie je realizował. Dla sponsora prac związanych z robotyzacją oznacza to, że firma powinna skupić swoją uwagę na dostawcach platform RPA, spełniających dwa główne kryteria.

• Pierwsze to rozbudowana sieć lokalnych firm partnerskich.

Wdrożenie robotów w organizacji oznacza dużą zmianę, stąd też inne ryzyka (np.  związane ze stroną technologiczną programu) powinny zostać odpowiednio ograniczone. Współpraca z zaufanym, najlepiej lokalnym partnerem, którego kompetencje potwierdzone zostały przez dostawcę technologii, pozwoli skutecznie sprostać pojawiającym się wyzwaniom.

• Drugim jest bezpłatny dostęp do materiałów szkoleniowych oraz aktywna społeczność użytkowników danej platformy.

Dzięki temu można samodzielnie budować kompetencje w zespole odpowiedzialnym za automatyzację.

Dlaczego te kryteria są tak istotne? Ponieważ ich spełnienie pozwoli uniknąć ryzyka vendor-lock. Oznacza ono uzależnienie sukcesu programu automatyzacyjnego od dostępności drogich oraz być może trudno osiągalnych ekspertów, specjalizujących się w niszowych technologiach.

Następny etap: weryfikacja technologiczna

Kolejny ważny aspekt związany jest z technologią. Na co należy zwrócić uwagę w ramach weryfikacji technologicznej badanych platform RPA?

• Standardy  bezpieczeństwa.

Mowa tutaj nie tylko o sposobie przechowywania kluczy i haseł, szyfrowaniu komunikacji między różnymi komponentami platformy czy też integracji z wybranymi mechanizmami SSO (single sign-on). Istotne jest także, aby sam produkt, a także proces rozwoju platformy spełniały określone standardy i uzyskały certyfikację (np. Veracode Verified Continuous) – ma to szczególne znaczenie w przypadku instytucji finansowych.

• Standardy związane z architekturą IT organizacji.

Mają one wpływ na czas niezbędny do odzyskania funkcjonalności platformy po poważnej awarii lub też podejście do budowy środowiska wysokiej dostępności. Te parametry mogą nie wydawać się krytyczne w trakcie implementacji pierwszych procesów. Trzeba jednak pamiętać, że docelowo roboty mają szansę być zaliczane do grupy aplikacji, od których wymagana jest wysoka dostępność.

• Funkcjonalność związana z konfigurowaniem robotów i samą automatyzacją procesów.

Ten czynnik można uznać za najważniejszy w całym przedsięwzięciu. Najlepszym sposobem oceny, czy dana platforma spełni nasze oczekiwania, jest weryfikacja czysto empiryczna. Zachęcamy, aby do fazy PoT/PoC (proof of technology/proof of concept) włączyć takie elementy, jak współpraca robotów z krytycznymi aplikacjami w firmie oraz różne sposoby interakcji robotów z aplikacjami biznesowymi (np. Citrix).

W ramach tworzenia pierwszych procesów warto też zwrócić uwagę na opinie zespołu związane z badaną platformą i uwzględnić je w procesie wyboru rozwiązania. Istotna jest nie tylko łatwość, z jaką wybrana technologia pozwala tworzyć nowe roboty programowe. Należy też ocenić funkcjonalność, związaną z zarządzaniem działaniem stworzonych automatów, planowaniem ich uruchomień oraz ogólnie pojętym zarządzaniem efektami ich pracy.

Ponieważ roboty programowe są w stanie pracować w systemie 24/h, także w dni wolne od pracy, warto mieć na uwadze nowe możliwości, które pojawiają się wraz ze zwiększoną dostępnością tych cyfrowych pracowników. Dlatego też funkcjonalności związane z planowaniem pracy dla robota oraz weryfikacja jej przebiegu są tak istotne.

• Komponenty pozwalające na wykrywanie procesów do automatyzacji na podstawie analizy danych transakcyjnych (process mining).

Odgrywają rolę zwłaszcza w przypadku większych organizacji.

• Wsparcie różnych wariantów automatyzacji.

Z punktu widzenia podejścia do automatyzacji wskazane jest, aby wybrana platforma wspierała robotyzację nadzorowaną (attended), nienadzorowaną (unattended) lub hybrydową, gdzie ingerencja człowieka jest niezbędna np. do obsługi wyjątku lub też podjęcia decyzji biznesowej, tak aby proces mógł być kontynuowany bez jego udziału.

•  Łatwa integracja z użyciem interfejsów programistycznych (API) oraz uruchamianie kodu napisanego w jednym z popularnych języków (C#, Java, Python, SQL etc.).

Wydawać by się mogło, że jest to zaprzeczenie idei robotyzacji dla każdego. Często jednak pozwala nam na ponowne wykorzystanie sprawdzonych rozwiązań i zaoszczędzenie czasu w trakcie implementacji robotów.

Etap trzeci, czyli koszt

Aspekt komercyjny, czyli koszt przedsięwzięcia powinien być pochodną naszego planu robotyzacji i oczekiwanych zwrotów z inwestycji. Kluczowi dostawcy platform RPA udostępniają swoje produkty na zasadzie rocznych licencji (opłata, przy zachowaniu tego samego zestawu licencji, w kolejnych latach eksploatacji jest niezmienna). Warto jednak zwrócić uwagę, że pojawiają się firmy, proponujące inny sposób rozliczeń z klientami. Oferują wyceny oparte o czas działania robota, licencję na użytkownika. Niekiedy stosują jednorazową opłatę licencyjną, a następnie znacznie niższą opłatę utrzymaniową.

Podsumowanie

Na zakończenie jeszcze jedna wskazówka – analizując długofalowe korzyści z inwestycji w platformę RPA, warto przyjrzeć się planom dostawcy związanym z jej rozwojem oraz  udostępnionym dotychczas nowym wersjom produktu.

Mamy nadzieję, że artykuł pomoże w zdefiniowaniu procesu wyboru technologii RPA. W kolejnym tekście przybliżymy reguły, jakimi należy się kierować, podczas budowania listy procesów do automatyzacji.