Cyfrowa transformacja w NGO to temat, który jeszcze niedawno wydawał się odległy dla wielu organizacji pozarządowych. W codziennej pracy fundacji i stowarzyszeń przez lata dominowały arkusze Excel, papierowe formularze i rozproszone kanały komunikacji. Choć skuteczne, takie rozwiązania mają swoje ograniczenia zwłaszcza, gdy skala działań rośnie, a potrzeby podopiecznych i oczekiwania darczyńców stają się coraz większe. Dla organizacji pozarządowych, które codziennie niosą realną pomoc, sprawna organizacja pracy to podstawa. Właśnie wtedy zaczyna się prawdziwa zmiana, cyfrowa transformacja w NGO z Salesforce Nonprofit Cloud.
Fundacja DOM – Dbamy o Młodych to organizacja non-profit, której celem jest wspieranie dzieci i młodzieży z domów dziecka oraz rodzin w trudnej sytuacji życiowej. Jej działania obejmują:
- organizację zbiórek i kampanii pomocowych,
- korepetycje i wsparcie psychologiczne,
- pomoc dorosłym wychowankom w procesie usamodzielniania się.
Najbardziej rozpoznawalnym projektem Fundacji jest coroczna akcja „Zostań Świętym Mikołajem”, dzięki której setki dzieci otrzymują wymarzone prezenty od darczyńców z całej Polski.
Przed wdrożeniem systemu CRM Fundacja DOM korzystała z wielu niespójnych narzędzi: plików Excel, formularzy papierowych i ręcznie przeszukiwanych e-maili. Brak centralnej bazy danych utrudniał:
- zarządzanie darczyńcami i wolontariuszami,
- śledzenie wsparcia dla podopiecznych,
- obsługę zbiórek i kampanii pomocowych.
Procesy były czasochłonne, podatne na błędy i wymagały dużego nakładu pracy administracyjnej. Utrudniało to Fundacji codzienne działania i szybkie reagowanie na potrzeby podopiecznych.
Impulsem do nawiązania współpracy między Fundacją DOM – Dbamy o Młodych i Craftware był udział w CharITy Hackathon 2024, który łączy świat technologii z misją społeczną.
W trakcie intensywnych trzech dni kilkanaście zespołów projektowało rozwiązania oparte na Salesforce, wspierające działalność i odpowiadające realnym wyzwaniom organizacji non-profit.
Craftware, jako Partner Wdrożeniowy wydarzenia, aktywnie wspierało uczestników (w hachathonie wzięły udział również dwa zespoły z Craftware) i równocześnie zobowiązało się do realizacji zwycięskiej koncepcji wdrożenia systemu. Tuż po zakończeniu wydarzenia przeszliśmy od idei do wdrożenia: analiza, projektowanie i konfiguracja rozwiązań opartych na Salesforce z wykorzystaniem elementów Nonprofit Cloud.
Projekt miał na celu:
- centralizację danych o darczyńcach, wolontariuszach i beneficjentach,
- automatyzację zbiórek i komunikacji,
- uproszczenie generowania dokumentów,
- ograniczenie ręcznych, powtarzalnych zadań,
- elastyczność w organizacji kolejnych akcji pomocowych.
Wdrożenie objęło kompleksową konfigurację Salesforce z wykorzystaniem komponentów Service Cloud i elementów Nonprofit Cloud, tworząc intuicyjny system dopasowany do codziennych potrzeb Fundacji. System powstał jako hybryda standardowych komponentów Salesforce i dopasowanych automatyzacji – z wykorzystaniem Flow, Apex oraz komponentów LWC.
Już po pierwszym etapie wdrożenia Fundacja DOM – Dbamy o Młodych zauważyła wymierne korzyści w codziennym funkcjonowaniu. Najważniejszym efektem była pełna centralizacja danych – wszystkie informacje o beneficjentach, darczyńcach, potrzebach i zbiórkach znalazły się w jednym, spójnym systemie. Przypadki, które wcześniej wymagały przeszukiwania wielu plików i e-maili, są teraz dostępne w kilka kliknięć, z pełną historią wsparcia i dokumentacją.
Dzięki automatyzacji procesów (np. generowaniu umów, wysyłce e-maili, zakończeniu zbiórek po osiągnięciu celu) oraz intuicyjnemu modelowi pracy, czas potrzebny na obsługę jednego przypadku znacząco się skrócił – fundacja zyskała więcej przestrzeni na relacje z darczyńcami i podopiecznymi, a nie administrację.
Zaimplementowane formularze publiczne (dla wolontariuszy, beneficjentów i potrzeb) są proste w obsłudze, a jednocześnie bogate funkcjonalnie – umożliwiają m.in. wybór godzin dostępności, typ wsparcia czy szybkie zgłoszenie potrzeby. Co istotne, dane z formularzy trafiają automatycznie do systemu, eliminując konieczność ręcznego przepisywania.
Według szacunków Fundacji, liczba czynności wykonywanych ręcznie spadła o kilkadziesiąt procent, co przełożyło się na większą wydajność i mniejsze ryzyko błędów.
-
Centralizacja danych
-
Oszczędność czasu
-
Mniej pracy administracyjnej
-
Automatyzacja procesów
Projekt wdrożenia Salesforce w Fundacji DOM – Dbamy o Młodych pokazał, że technologia może być realnym wsparciem, a nie tylko narzędziem. Odpowiednio dobrany system CRM, skonfigurowany z myślą o specyfice organizacji non-profit, może zmienić sposób działania całego zespołu, odciążyć go z rutynowych zadań i zwiększyć skuteczność niesionej pomocy.
Salesforce sprawdził się jako elastyczna platforma, która – mimo swojej zaawansowanej architektury – pozostała intuicyjna w codziennym użyciu. Dzięki iteracyjnemu podejściu, ciągłej współpracy z Fundacją DOM – Dbamy o Młodych i otwartości na feedback, udało się stworzyć rozwiązanie, które rzeczywiście „działa” – i to nie tylko technologicznie, ale przede wszystkim realnie wspiera pracę fundacji.
To przykład na to, że cyfrowa transformacja w NGO nie musi być kosztowna ani skomplikowana. Może za to przynieść realną wartość – zarówno dla organizacji, jak i osób, którym służy.
